Projektijohtamisen, toimitusprosessin ja projektikäsikirjan kehittäminen

Abstract

Tämän kehittämistehtävän tarkoitus oli kehittää Kilosoft Oy:n projektijohtamista ja projektien toimitusprosessia. Kehittämistehtävän tuotoksena syntyi projektikäsikirja sekä sen liitteeksi projektitoiminnassa tarvittavat dokumenttipohjat sekä projektiprosessikaavio. Työn tarkoituksena oli kerätä hyväksi havaitut toimintatavat yksiin kansiin ja kehittää huonommin toimivia toimintatapoja paremmiksi niin teoreettisen materiaalin, kuin haastattelujen perusteellakin.

Kehitystyötä varten haastateltiin Kilosoft Oy:n avainhenkilöitä, eli eri yksiköiden liiketoimintajohtajia, projektipäälliköitä sekä muun muassa myyntijohtaja. Haastattelemalla eri tehtävissä toimivia henkilöitä saatiin asioihin laajemmin näkökulmaa. Tarkoitus haastatteluilla oli nimenomaan kartoittaa mitkä asiat projektitoiminnassa ovat menneet hyvin ja mitkä huonommin. Tutkittavana materiaalina toimi myös aiemmissa projekteissa tehdyt projektisuunnitelmat sekä loppuraportit.

Kehitystehtävän tuotoksena syntynyt projektikäsikirja liitteineen antaa selkeän ohjenuoran kaikille projektitoiminnassa mukana oleville henkilöille koko organisaatiossa. Projektitoiminta tulee tehostumaan, selkeytymään ja siitä tulee varmasti kannattavampaa liiketoiminnan näkökulmastakin.

Tämän kehitystehtävän tuotoksena projektikäsikirjasta syntyi siis ensimmäinen versio, jota on tarkoitus jatkokehittää koko ajan parempaan suuntaan liiketoimintavaatimusten mukaisesti. Selkeänä jatkokehitystarpeena on laajentaa projektikäsikirja kattamaan myös yrityksen sisäiset kehitysprojektit sekä esimerkiksi IT-projektit. Tämä ensimmäinen versio projektikäsikirjasta sisältää vain ohjeistuksen asiakastoimitusprojekteista, joka on erittäin tärkeä osa Kilosoft Oy:n liiketoimintaa.

Purpose of this development work has been developing of project management and project delivery process of Kilosoft Oy. Results of this work are project handbook, document templates which are required in project activities and project process chart. Purpose was to collect all well working methods to one book and develop the methods which weren’t working so well. Developing was done by using information which was received from theoretical material and interviews of personnel.

For this development work key persons of Kilosoft Oy were interviewed. Those were business directors of different units of the company, project managers including sales director. By interviewing persons who were in different positions, gave more wider perspective to project activities. Purpose of interviews was finding out which project activities were working well and which weren’t working so well. Also project plans and final reports of previously finished projects were investigated during this development work.

Project handbook which was main result of this development work gives clear instructions how to work in projects. These instructions are meant for all persons who are working in projects in whole organization. Project activities will be more efficient, more clear and it will be definitely more cost-effective from business point of view also.

Project handbook which was created during this development work is the first version of it. Purpose is to develop it further in the future according to business requirements. Clear area which requires developing is that project handbook should cover also internal developing projects and for example IT-projects. This first version will cover only customer delivery projects, which are very important for business of Kilosoft Oy.