Matkalaskuprosessin sähköistäminen Tampereen Työväen Teatterissa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää Tampereen Työväen Teatterin palkkahallinnon mahdollisuuksia siirtyä matkalaskujen manuaalisesta käsittelystä sähköiseen prosessiin joko osittain tai kokonaan. Tarkoituksena oli miettiä valmiin matkalaskusovelluksen tai vaihtoehtoisesti Excelpohjaisen matkalaskun tuomia etuja ja parannuksia prosessiin. Tietoteknistä erityistaitoa vaativat seikat rajattiin työn ulkopuolelle.

Työn teoreettinen viitekehys pohjautui sähköiseen ja digitaaliseen taloushallintoon sekä lainsäädäntöön matkakustannusten määräytymisestä ja maksamisesta verollisena tai verottomana. Teoriaosuudessa selvitettiin palkkaa sekä työ- ja käyttökorvausta käsitteinä ja niiden eroja, samoin erilaisia työntekemispaikkoja ja niiden vaikutusta matkakustannusten korvauksiin. Mukana oli myös pohdintaa erilaisista sähköisistä tunnistautumismenetelmistä, niiden eduista ja haitoista sekä merkityksestä erilaisten verkossa tapahtuvien asiointipalvelujen ja verkkokauppojen käytön kasvaessa.

Tutkimusosiossa käsiteltiin ensin Tampereen Työväen Teatterin nykyistä manuaalista matkalaskuprosessia, sen tavoitetilaa, prosessiin vaikuttavaa henkilöstörakennetta sekä käytettävissä olevia tietokoneita. Halutun tavoitetilan saavuttamiskeinoja, valmista matkalaskusovellusta ja itse laadittua Excelpohjaista matkalaskua, vertailtiin käytettävyyden ja saavutettavien etujen näkökulmasta.

Tässä opinnäytetyössä tutkimusmenetelmänä käytetttiin toimintatutkimusta, jonka tavoitteena oli kehittää teatterin nykyistä matkalaskuprosessia. Tutkimuskysymykset nousivat esiin arkipäivän rutiineista ja tiedonkeruu tapahtui osittain lähes huomaamatta työn lomassa. Työn lopputuloksena on esittää Tampereen Työväen Teatterin päättäjille selvitys siitä, miten matkalaskujen sähköistämisprosessissa tulisi edetä.

The objective of this thesis was to examine the possibilities for the payroll management of the TTT-Theatre to update their work practices from manually processed travel expenses claims to electronic processing. The purpose was to compare the benefits provided by a commercially available travel claim application program with the benefits of a self-made travel claim in Excel format. Matters demanding specialized computer skills were excluded from the thesis.

The theoretical framework for the thesis was based on electronic and digital financial administration as well as the legislation concerning travel expenses for business travel and disbursements with or without tax. Concepts such as salary, fee for work, and payments for usage rights or services were briefly clarified, together with the differences between the consepts. Different kinds of working places and their influence on allowances were also dealt with in the report. Discussion of the benefits of various electronic identification methods, and their implications in relation to growing web-based services and electronic commerce was also included in the theoretical part of the thesis.

TTT-Theatre’s present manual travel expenses claim process, the influence of the personnel structure on the process, and the computers available were presented in the empirical study section. The two alternative ways of achieving the set target: the commercially available travel claim application program and the self-made travel claim in Excel form, were compared with each other and the results were viewed from the angle of usability and attainable benefits.

The need for development of the travel expenses claim process arose from everyday routines. The information was gathered during working days as a natural part of work communication. The end result of the thesis is a report to the executives of the TTT-Theatre on how to proceed with modifying the travel expenses claim process in the near future.