Designing user acceptance testing plan for ERP implementation

Abstract

The user acceptance testing (UAT) is one of the success factors in ERP (Enterprise Resource Planning) implementation. ERP systems can be very complicated with integrated business processes. ERP software is one of the most important business applications in the company. Companies carry out business processes with ERP. One of the critical business applications to the companies is ERP software. Many ERP implementation projects have failed during the past years. One of the most common reasons is the lack of testing. Therefore it is very important to carry out UAT during the ERP implementation. The study starts with an overview of the company and it was commissioned by SATEL Oy. The objective of this study was to examine the theory of the UAT and to design the user acceptance testing plan for ERP. The theory section examines ERP implementation and testing principles. The main focus area of the theory section is to find out how to design a user acceptance testing plan. The empirical part consists of designing and implementing the user acceptance plan in SATEL Oy. The empirical section introduces SATEL Oy’s ERP project and how the UAT plan was designed and implemented in the company. Testing of the business process is introduced as well as the testing tools. The empirical section introduces what was learned during the project. The results of how the plan was designed and what kind of challenges and pitfalls were confronted are also described in that section. The second objective of this study is to give an overview of the UAT to the companies and to present recommendations.

Hyväksymistestaus on yksi toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton menestystekijöistä. ERP-ohjelmistot ovat hyvin monimutkaisia IT-järjestelmiä integroituine liiketoimintaprosesseineen. ERP –ohjelmisto on yrityksen yksi tärkeimmistä liiketoimintasovelluksista. Yritykset suorittavat liiketoimintaprosessejaan toiminnanohjausohjelmistolla. Useat ERP -käyttöönottoprojektit ovat epäonnistuneet viime vuosien aikana. Eräs yleisin syy siihen on testaamisen vähyys. Sen takia on hyvin tärkeää suorittaa hyväksymistestaus ERP–projektin yhteydessä. Tutkimus alkaa yritysesittelyllä, jonka toimeksiantaja oli SATEL Oy. Tutkimuksen tavoite oli tutkia hyväksymistestauksen teoriaa ja luoda yritykselle suunnitelma hyväksymistestausta varten teorian pohjalta. Teoriaosassa tutkitaan testauksen ja ERP –järjestelmän käyttöönoton periaatteita. Teoriaosuuden pääpainopiste on tutkia, miten luodaan hyväksymistestaussuunnitelma. Tutkimuksen empiirinen osuus sisältää hyväksymistestaussuunnitelman luomisen ja toimeenpanon SATEL Oy:ssä. Empiirinen osuus esittelee yrityksen ERP –projektin ja sen millä tavoin suunnitelma luotiin ja otettiin käyttöön yrityksessä. Liiketoimintaprosessien testaus ja testaustyökalut esitellään myös tässä osassa. Empiriassa esitellään projektin aikana havaitut sudenkuopat ja haasteet sekä suunnitelman toteuttaminen. Tarkoituksena on myös antaa muille organisaatiolle yleiskuvaus hyväksymistestauksesta ja esittää suosituksia sen tekemiseen.