Tietojärjestelmän kehittäminen pienessä tilitoimistossa

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin pienen tilitoimiston tietojärjestelmäkokonaisuutta ja selvitettiin vaihtoehtoja sen kehittämiseksi. Asioita tarkasteltiin paitsi kohdeyrityksen myös työntekijöiden ja asiakkaiden näkökulmista. Kohdeyrityksessä haluttiin selvittää vaihtoehtoja tietojärjestelmien kehittämiseksi, koska kartoitusta näiden osalta ei ollut tehty yli 10 vuoteen. Opinnäytetyössä perehdyttiin käytännössä kolmeen eri vaihtoehtoon. Vaihtoehtona oli säilyttää nykyinen ratkaisumalli, jossa taloushallinto-ohjelmistojen ohjelmistolisenssit omistetaan itse ja pääosa ohjelmistoista on asennettu kohdeyrityksen omille tietokoneille. Toisaalta vaihtoehtona oli pitäytyä saman palveluntarjoajan ohjelmistoissa, mutta niiden hankinta toteutetaan vuokraamalla. Kolmantena vaihtoehtona oli vaihtaa ohjelmistot kokonaan toisen palveluntarjoajan tuotteisiin. Opinnäytetyön lähestymistapa oli konstruktiivinen, vaikka piirteitä muistakin lähestymistavoista oli havaittavissa. Teoria- ja taustatietoja kerättiin kirjallisuudesta, taloushallintoalan julkaisuista ja -tutkimuksista sekä ajankohtaisesta mediasta. Käytännönläheistä tietoa taloushallinnon tietojärjestelmistä saatiin teemahaastattelujen avulla, joita tehtiin toisten tilitoimistojen edustajille. Kohdeyrityksen työntekijöiden mielipiteitä kartoitettiin puolestaan henkilökohtaisten haastattelujen avulla. Opinnäytetyön tekijän henkilökohtaisten havaintojen ja ohjelmistotestauksen pohjalta kerättiin kokemuksia eri taloushallinto-ohjelmistojen ominaisuuksista. Tietojärjestelmän kehittämisprojekti vie aikaa ja resursseja eikä siihen tule lähteä ilman perusteita. Tietotekninen kehittyminen on muovannut taloushallintoalaa, työvälineitä ja työskentelytapoja. Kehittämistyön pohjalta kohdeyritykselle muodostui kaksi vaihtoehtoista ratkaisumallia nykyaikaisen tietojärjestelmäkokonaisuuden toteuttamiseksi. Kohdeyritys tulee muodostamaan tietojärjestelmäratkaisunsa tämän kehittämistyön tulosten pohjalta. Lopputulokset ovat myös hyvin käyttökelpoisia muiden taloushallintoalan yritysten keskuudessa.

The purpose of this thesis was to explore and clarify developing alternatives of information system in a small accounting company. Issues were also considered at the employees and customers perspectives. The subject company of the thesis was urged to clarify alternatives of information systems because evaluations of these issues has not been made over 10 years. There were three optional alternatives that were explored. First of all the company could keep their current system where most of the software is installed in company`s own computers and the software licenses are also owned by the company. On the other hand the alternative was to hold onto the same software provider but the software acquisition is carried out by renting. The third option was to change the software entirely to different software providers products. The thesis was mostly followed by constructive scientific approach even though features of other approaches are also observed. Information acquisition about theory was focused on literature, financial management publications and researches as well as information obtained from different media. Practical information of financial management information systems was gathered by theme interviews with other representatives of accounting companies as well as personal interviews with the subject company’s personnel. The properties of the software solutions were clarified by personal observation and software testing. Development project of information system takes a lot of time and resources and should never perform without consideration. Development of information technology has shaped financial management business, its tools and practices. On the basis of the thesis two alternative solutions consisted to constitute a modern information system for the subject company. The company will constitute their information system solutions based on the thesis results. The results will also serve well other financial management companies.