Yrityksen dokumentoinnin hallinta eri prosesseissa

Abstract

Opinnäytetyö on tehty Normek Oy:n toimeksiannosta. Yrityksessä katsottiin tarkoituksenmukaiseksi hankkia dokumenttien hallintajärjestelmä, koska Normek Oy on tällä vuosituhannella kasvanut voimakkaasti ja käsiteltävän tiedon määrä on lisääntynyt huomattavasti. Lisäksi konsernin toiminnot ovat maantieteellisesti erillään, jolloin reaaliaikaisen tiedon kulku toimipisteiden välillä ja tiedon hallinta on varmistettava.

Normek Oy:n liiketoiminta perustuu erilaisiin ja toisistaan erillisiin rakennusprojekteihin. Tämän lisäksi yritys toimii usealla liiketoiminta-alueella, joilla on omat luonteenomaiset piirteensä. Edellä mainitut lähtökohdat otettiin huomioon valittaessa yritykselle sopivaa dokumenttien hallintaohjelmistoa.

Opinnäytetyössä käsitellään tiedon ja dokumenttien hallintaa yleisesti, mutta aihetta lähestytään erityisesti Normek Oy:n näkökulmasta. Lisäksi paneudutaan tiedon hallinnan ja dokumentoinnin merkitykseen projektiviestinnässä.

Opinnäytetyön lähtökohtana on yritykseen valittu dokumenttien hallintaohjelmisto ja sen valintaan vaikuttaneet seikat. Lisäksi kuvaillaan dokumenttien tallennuskäytäntöjen lähtötilanne Normek Oy:n eri toiminnoissa sekä dokumentointiprojektin toteutusta ja ohjelmiston käyttöönottoa. Opinnäytetyön lopussa analysoidaan ja pohditaan hankitun dokumenttien hallintaohjelmiston taloudellisia ja toiminnallisia hyötyjä konsernille.

This thesis was commissioned by Normek Group, which has expanded intensively in the 21st century. Due to a significant increase in the amount of data to be handled the decision was made that it would be cost-effective to invest in document management system. Furthermore, real time information flow and data management had to be ensured, especially because Normek Group operates in several locations.

Normek Group operates in various business areas and the business of the company consists of separate construction projects, each with its own features. These facts were taken into account when choosing the appropriate document management system for the company.

This thesis deals with data management and document management in general but from the point of view of Normek Group. The focus is on the relevance of data management and documentation in project communication.

The basis of this thesis was the document management system the company had chosen and the facts that affected this choice. The thesis also describes the starting point of the document recording practices in different operations of the company as well as the launch of this documentation project and the implementation of the software. In conclusion, the financial and functional corporate advantages of the chosen document management software are analysed and discussed.