Tapahtuman järjestäminen : kansainvälinen bachatafestivaali

Abstract

Opinnäytetyöni tarkoitus on kuvailla, miten kansainvälinen bachatafestivaali eli Finland 2nd International Bachata Festival järjestettiin Tampereelle ja Helsinkiin kesäkuussa 2009. Bachata on romanttinen musiikki- ja tanssityyli Dominikaanisesta tasavallasta. Tapahtuma järjestettiin toista kertaa, mutta ensimmäistä kertaa uudella konseptilla, isompana tapahtumana kahdessa kaupungissa. Tarkoituksena oli tutkia myös tapahtuman järjestäjän motiiveja tapahtuman järjestämiseen sekä tapahtuman onnistumista järjestäjän ja tanssinopettajien mielestä.

Tässä kvalitatiivisessa tutkimuksessa on tutkimusmetodeina käytetty osallistuvaa havainnointia, avointa haastattelua sekä teemahaastatteluja. Teoriaosuus kuvailee tapahtuman järjestämistä yhdistäen aikaisempia teorioita bachatafestivaalin järjestäjän haastatteluun. Tapahtumanjärjestäjän haastattelujen sekä lähdekirjallisuuden avulla on muodostettu teoria suuren kansainvälisen tapahtuman suunnittelusta ja toteutuksesta. Haastattelutulokset kertovat, että tapahtuman järjestäjän tavoitteena on ollut järjestää ainutlaatuinen ja korkeatasoinen bachatafestivaali. Tärkeää on ollut sisällyttää aito Dominikaaninen tunnelma koko festivaalin ajan ja jopa suurella riskillä tuoda opettajaksi aito Dominikaaninen bachataopettaja.

Tapahtumanjärjestäjän keskeisin motiivi eli liikkeelle saava voima on tunteen palo ja kiinnostus bachataa kohtaan. Motivaatio on vahva hänen pyrkiessä järjetämään ainutlaatuinen ja autenttinen bachatafestivaali.

Kaikkien haastattelutulosten mukaan tapahtuma järjestettiin onnistuneesti. Opettajat pitivät erilaisesta ja mukavasta tunnelmasta, mutta kritisoivat tapahtumien sijoittumista useaan eri paikkaan festivaalin ajan. Tapahtuman järjestäjän tavoitteet tuoda erikoista ja autenttista tunnelmaa ja bachatan iloa mahdollisimman suurelle joukolle saavutettiin ja hän oli myös festivaaliin tyytyväinen, jolloin tapahtuman voi sanoa onnistuneen hyvin.

Tämä opinnäytetyö on samalla hyödyllinen dokumentointi tapahtuman järjestäjälle bachatafestivaalin vaiheista sekä mukanaolijoiden palautteesta.

The purpose of this descriptive thesis is to explain the processes used in the planning and organisation of the international dance festival 'Finland 2nd International Bachata Festival'. The festival took place in Tampere and Helsinki in June 2009. It was the second staging of the festival, but the first time it had been held on such a large scale in two different cities, and with a new concept. Bachata is a romantic and sensual style of music and dance from the Dominican Republic.

The theoretical part of this thesis includes the context of planning the event and its actual implementation. It focuses on the motives of the event organiser, and studies whether the event was held successfully according to the views of the organiser and other parties, such as dance instructors and workshop participants.

In this Bachelor's thesis qualitative research methods such as interviews and participatory observation were applied. As I was taking part in organising the event myself, I was able to use my position as an assistant to the event organiser to gain extensive knowledge of the different stages of the event's construction. I interviewed the people closest to the organisation of the festival about their opinions on the success of the event.

Based on the interviews and the source material, I have developed a theory of the most important stages of organising an event and the planning and implementation of the bachata festival. The aims of the organiser were to provide a unique and high quality experience to people in the field of the romantic bachata music, and to provide the opportunity to learn to dance bachata with world famous instructors. One very important aim was to include an authentic Dominican component in everything and that was highlighted by the presence of a bachata instructor from the Dominican Republic.

This thesis is useful as a documentation for the festival organiser. The results show that the organiser was satisfied with the outcome of the event. The dance instructors provided positive feedback about the unique and relaxed atmosphere, but criticised the decision to locate the event in multiple venues. As none of the problems that occurred affected the participants of the festival, it can therefore be said that the festival was a huge success.