Tili- ja isännöintitoimiston taloushallinnon sähköistäminen

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli etsiä toimeksiantajalleni Tili- ja isännöintikeskus T.I.K. Oy:lle erilaisia vaihtoehtoja taloushallinnon sähköistämiseen, ja löytää heidän tarpeitaan vastaava ohjelmisto nykyisen Tikon-ohjelmiston tilalle. Tarkoituksena oli kartoittaa markkinoilla olevia ohjelmistotoimittajia ja vertailun ja analysoinnin avulla löytää toimeksiantajan tarkoituksia parhaiten palveleva ohjelmisto.

Uudella ohjelmistolla halutaan vastata asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin, ja kiristyvän kilpailutilanteen myötä ajankohtaiseksi on tullut miettiä sähköisiin toimintatapoihin siirtymistä. Lisäksi käytössä oleva nykyinen ohjelmisto ei vastaa enää toimeksiantajan tarpeita, sillä sähköistä taloushallintoa ei pystytä toteuttamaan sen avulla ilman lisäosien ostamista.

Työn teoriaosuudessa tutkittiin, mitä sähköinen taloushallinto on ja minkälaisia etuja ja haittoja se tuo mukanaan. Lisäksi perehdyttiin yleisesti tilitoimistoalaan ja sen vaatimuksiin, jotta saadaan laajempi kuva alasta. Teoriaosuuden jälkeen tutustuttiin ohjelmistotoimittajiin. Työ toteutettiin tutkimusluontoisesti havainnoimalla, haastattelemalla ja hyödyntämällä aikaisempia ohjelmistotutkimuksia ja -vertailuja. Ohjelmistovertailuun kuului myös tarjouspyyntöjen tekeminen, sillä hinta oli myös yksi valintakriteeri ohjelmistohankinnassa. Luottamuksellisuussyistä työssä ei esitetä tietoja saaduista tarjouksista. Tarjoukset ovat ainoastaan esitetty ja luovutettu toimeksiantajalle myöhempää käyttöä varten.

Vertailujen ja esikarsintojen jälkeen päädyttiin lopulta suosittelemaan toimeksiantajalle kahta ohjelmistoa: Netvisoria ja Fivaldia. Kahteen vaihtoehtoon päädyttiin, koska ohjelmistokartoituksessa ei tullut vastaan yhtäkään ohjelmistoa, joka tällä hetkellä soveltuisi sellaisenaan toimeksiantajan käyttöön. Tarjoamalla Netvisoria nykyisen Tikon-ohjelmiston rinnalla pystyisi toimeksiantaja päivittämään palvelutarjontaansa sähköisiin palveluihin. Kysynnän kasvaessa riittävästi sähköisen taloushallinnon osalta siirryttäisiin yrityksessä käyttämään ainoastaan Fivaldia.

This thesis was commissioned by an accounting and property management office called Tili- ja isännöintikeskus T.I.K. Oy. The aim of this thesis was to find a suitable software option for this client company to replace their current software. The client company`s existing software is called Tikon. New software will help them to introduce electronic financial management in the company. The software suppliers in the market area were first studied, and then, with help of analysis and comparison, the most suitable software solution for the company was found.

Recently, customers` needs have changed and the competitive situation escalated, so the client company has begun to consider the electronification of its business. In addition, the current software cannot handle electronic financial management without the purchase of add-ons.

The theoretical part of the thesis is based on electronic financial management and what advantages and disadvantages it brings with it. In addition, the accounting firm area were studied more generally, especially its current challenges, in order to get a broader picture of the field of business before starting the project. After the theoretical part, software suppliers were investigated. The project was carried out using systematic research methods: observing, interviewing and utilizing the findings of earlier studies and comparisons about software. One of the criteria for the software acquisition was price, so that is why tenders were also sent. For reasons of confidentiality, the thesis does not provide information about the offers received; these have been presented and delivered to the client company only, for later use.

Finally, to the client company were decided to recommend two software packages: Netvisor and Fivaldi. The reason why two software programmes were recommended is the fact that none of the software investigated was suitable for the client as such. Introducing Netvisor together with the existing software Tikon would enable the client to make start on offering electronic services. As demand grows for electronic financial management, the company would change over to using only Fivaldi.