Henkilötietojärjestelmän kehittäminen seurakunnan varhaisnuorisotyölle : "Yhdessä tullaan viisaammiksi"

Abstract

Henkilötietojen käsittelyssä yksityisyyden suojaaminen on tärkeää. Oikea menettelytapa koskee henkilötietojärjestelmää sen suunnittelusta tiedon keräämiseen ja tiedon käyttämistä sen poistamiseen saakka. Tämä opinnäytetyö esittelee toteutetun toimintatutkimuksen, jolla seurakunnan varhaisnuorisotyön työryhmä kehitti työssä tarvittavaa henkilötietorekisteriä. Kehi-tystyö kohdistui myös tapaan, miten henkilötietoja käytetään. Tutkimus toteutettiin tilanteessa, jossa työryhmä vaihtoi entisen henkilötietojärjestelmänsä sähköiseen henkilötietokantaan. Tutkimuksen kuluessa korostui reflektion merkitys työryhmän työskentelyssä. Reflektoiva työtapa johdatti aluksi hankkimaan henkilötietomääräyksistä perustietoa. Tutkimuksen aikana työryhmä suunnitteli tarvittavan henkilörekisterin, opiskeli asiaa edelleen ja implementoi suunnittelemansa tietokannan työryhmänsä käyttöön. Tutkimus osoitti että työryhmätyöskentelyllä on mahdollista tavanomaisia toimisto-ohjelmia hyödyntämällä määritellä ja rakentaa henkilötietojärjestelmä. Henkilötietojärjestelmän määrittely ja käyttö edellyttää perehtyneisyyttä tietokannan peruskäyttöön, tietojärjestelmäympäristöön sekä niihin lakeihin ja määräyksiin, jotka koskevat henkilötietojen käyttöä. Toimiminen suojatussa tietoverkkoympäristössä edellyttää järjestelmän sääntöjen ja ohjeiden noudattamista. Tutkimus tarjosi työryhmälle mahdollisuuden kehittää henkilötietojärjestelmää alusta asti omia tarpeita vastaavaksi. Muutostilanteessa toteutettu kehittämisprosessi koettiin positiivisena. Lopputulos oli ryhmän mielestä hyvä. Tutkimus antoi valmiuksia arvioida myös valmisohjelmien henkilötietoratkaisuja.

Protecting privacy is important when using the personal information records. It is important during the whole process from planning the database system to gather-ing and using the personal information. Requirements should be in order until the end of use when the gathered information finally is deleted. This Thesis is describing the action research project made in the Parish of Seinäjoki by the personnel working with young people. The main objective was improving the personal information system to correspond with the rules. The re-search was made in the situation when the working team was about to start using the computer system based personal information system. The approach of the action research was improvement based. It also emphasized the reflective style of working, which led meeting the need of knowledge. During the research, the team itself designed the logical system of personal information database. The team studied the law and orders related to the subject and which were implemented in the database they built up. The research showed that with teamwork in work group it is possible to build up a personal information database by using regular office programs. To be able to define and use the personal information database, it is important to understand the principle of database, database environment and to know the law and orders related to the usage of personal information. Working in secure network environment requires knowledge of the system rules and guidelines. The research offered a possibility for the work group to create the personal information database from the very beginning to meet the current needs. The development process was experienced as positive. The workgroup found the results fine. The research also gave tools to evaluate the personal information solutions of the existing programs.