Kansainvälisen potilasjärjestö- ja tutkijakongressin järjestäminen : case: Better Life for Coeliacs 2012

Abstract

Tässä opinnäytetyössä käsitellään kansainvälisen potilasjärjestö- ja tutkijakongressin järjestämistä. Opinnäytetyön tarkoitus oli selvittää, miten potilasjärjestöjen ja tutkijoiden kansainvälinen konferenssi järjestetään onnistuneesti. Keliakian ainoa hoito, gluteeniton ruokavalio, tuo oman-laisensa haasteen kongressin järjestämiseen. Palveluliiketoiminnan ja kehitystyön näkökulmasta tavoitteena oli, että AOECS:n jäsenorganisaatiot voisivat tulevaisuudessa hyödyntää työtä vastaavanlaisen kongressin järjestämisessä vuosikokouksen yhteydessä.

Tarkasteltavana aineistona työssä on Better Life for Coeliacs 2012 –kongressi, jonka Keliakialiitto ry järjesti yhteistyössä AOECS:n (Association of European Coeliac Societies) ja Tampereen yliopiston keliakiatutkimusryhmän kanssa Helsingissä Kalastajatorpalla 6. - 9.9.2012. Tapahtumassa yhdistyivät AOECS:n 24. vuosikokous ja kansainvälinen keliakiaa käsittelevä tiedekokous.

Kvalitatiivisina analyysimenetelminä toimivat prosessiarviointi, palautekyselyt ja –keskustelut. Arviointiin osallistuivat kongressin järjestäjät, osallistujat ja keskeiset yhteistyökumppanit. Kongressin onnistumista arvioitiin myös kvantitatiivisilla mittareilla, eli miten kongressille asetetut tavoitteet osallistuja- ja näytteilleasettajamäärissä sekä taloudelliset tavoitteet saavutettiin. Työssä kuvataan kongressin järjestämisprosessi kaikkine osa-alueineen keliakian ja gluteenittoman ruokavalion tuomat erityishaasteet huomioiden. Prosessin eteneminen on kuvattu Gannt-kaavioon.

Tarkan suunnittelun ja hyvän työryhmän lisäksi on tärkeää varmistaa gluteenittomien ateriapalve-lujen toteutuminen. Vastuullisen, motivoituneen akateemisen yhteistyökumppanin löytäminen on potilasjärjestö- ja tiedekokouksen onnistumisen perusedellytys. Työnjako ja vastuualueet kirjataan sopimuksiin, kun järjestämässä on useampia yhteistyökumppaneita.

Opinnäytetyötä hyödyntää jo Hollannin keliakialiitto, joka järjestää AOECS:n vuosikokouksen 2013 yhteyteen keliakiatiedekokouksen konsultoituaan Keliakialiittoa Better Life for Coeliacs 2012 -järjestämisprosessista sen aikana ja jälkeen.

This thesis investigates organising an international conference of patient organisations and scientific professionals. The aim of the thesis was to establish how the conference can be arranged successfully. The only treatment for coeliac disease currently is gluten-free diet, which brings a specific challenge to the arrangements. From the perspective of hospitality management and creating new procedures, the objective of the study was that the member organisations of AOECS could benefit from it in the future when organising a similar joint conference in connection of AOECS’ annual general meeting.

The research material of the thesis consists of the Better Life for Coeliacs 2012 Conference arranged by the Coeliac Society together with AOECS (Association of European Coeliac Societies) and University of Tampere Coeliac Disease Study Group in Hilton Helsinki Kalastajatorppa Conference & Events Center in 6-9, September 2012. The event was a combination of AOECS 24th General Assembly and the International Coeliac Disease Scientific Conference.

Qualitative analysis methods such as process evaluation, feedback surveys and discussions were used. Evaluation was carried out by the conference organisers, participants and essential partners. The conference was also evaluated by quantitative measures comparing the expected and received number of participants and exhibitors, budget and closing of accounts. The whole organising process from the beginning to the end is described in the thesis with emphasis on the gluten-free catering challenge throughout the conference. The chronological and detailed conference organising process is described using a Gannt chart.

The thesis resulted in that in addition to meticulous planning, good organisation and enthusiastic project team, it is essential to secure the gluten-free catering to the smallest detail. Finding a responsible, motivated academic partner is a key factor for a joint patient and scientific conference. Tasks and duties are laid down in signed contracts when there are two or more organisers and partners.

This thesis is already being utilised by the Dutch Coeliac Society who is organising the AOECS 2013 General Assembly. A scientific meeting will also take place there, after consulting the Finnish Coeliac Society about organising Better Life for Coeliacs 2012.