Perehdytä parhaaksi! : perehdytysohjelman laatiminen Hotelli Emilian vastaanottoon

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia perehdytysmateriaali Hotelli Emiliaan, erityisesti vastaanoton perehdyttämisen kehittämiseksi. Työn toimeksiantajana oli Hämeenlinnassa sijaitseva Hotelli Emilia. Tarkoituksena oli ensin kvalitatiivisen ja kvantitatiivisen tutkimuksen avulla perehtyä huolellisesti perehdytyksen nykytilaan kohdeyrityksessä ja sen jälkeen tutkimuksesta saatujen tietojen ja tieto-perustan avulla laatia perehdytysmateriaali, joka päätettiin jakaa kolmeen erilaiseen oppaaseen, joiden avulla voidaan kehittää perehdyttämistä.

Opinnäytetyö koostuu kehittämistehtävästä, jonka suunnittelussa käytettiin apuna sekä laadullista että määrällistä tutkimusta. Tutkimusmenetelmänä oli puolistrukturoitu teemahaastattelu, jonka tuloksia täydentämään valittiin kvantitatiivisia piirteitä saava kysely. Haastattelu tehtiin hotellipäällikölle ja kysely vastaanoton henkilöstölle, josta kaikki kuusi työntekijää vastasivat siihen. Tutkimusta hyödynnettiin erityisesti oppaiden suunnittelussa. Tutkimustulosten avulla huomioitiin erityisesti kehitettävät asiat ja johdon sekä työntekijöiden kokemukset perehdytyksen nykytilasta ja odotukset uuden materiaalin suhteen.

Tutkimuksesta kävi alkuodotusten mukaisesti ilmi, että kohdeyrityksen perehdytyksessä on jonkin verran kehitettävää. Tällä hetkellä perehdytys on hoidettu lähinnä vain vierihoitona tapahtuvana työnopastuksena. Tutkimuksessa yhdeksi tärkeimmäksi kehittämiskohteeksi nousi perehdyttämisen suunnitelmallisuuden ja perehdytystä tukevan materiaalin puuttuminen. Opinnäytetyön loppu-tuotoksena on kattava perehdytysmateriaali, joka on jaettu kolmeen osaan: Tervetuloa taloon– ja Tervetuloa töihin –oppaisiin sekä perehdytysohjelmaan, joka on suunnattu erityisesti perehdytys-vastaan käyttöön.

Materiaali on otettu kohdeyrityksessä käyttöön ja palautteen mukaan se palvelee määriteltyä tarvetta hyvin. Materiaalia voidaan tulevaisuudessa käyttää uusien työntekijöiden ja harjoittelijoiden perehdytyksessä, ja perehdytysohjelman avulla perehdyttäjän on helppo suunnitella ja kehittää perehdyttämistä.

The subject of the thesis was to create an induction material for Hotel Emilia, especially to develop the induction process in the reception. The Bachelor´s thesis was assigned by Hotel Emilia in Hämeenlinna. The aim was first to familiarize the author with the present situation of the company induction process, by using qualitative and quantitative research methods. With the help of the results of the study it was aimed to create an induction material that was decided to be divided into three different parts with the help of which the induction process can be developed.

The Thesis consists of a development-task which was designed by using qualitative and quantitative methods. The research method was a semi-structured theme-interview and a questionnaire. A quantitative research method was chosen to supplement the results of the theme-interview. The interview was held to the hotel manager and the questionnaire to the reception personnel. All six employees at the reception answered to the questionnaire. The study was utilized especially in designing the induction material. The research results revealed the targets that especially needed development and also the manager´s and employees’ own experiences in the present stage of the induction process as well as the expectations concerning the new material.

According to the results, the company´s induction process needed development. At the moment the induction is mostly conducted as an instruction process where an older colleague helps the newcomer to get acquainted with the procedures. According to the study the most important subject that needed development was the orderliness of the induction and creating supporting material. As a final product an extensive induction material was created. This material was divided into three parts; “Welcome to our company” and “Welcome to work” and also an induction programme which is aimed especially at the employee responsible for the induction.

The material has been put into operation and according to the feedback it serves the defined purposes well. In the future the material can be used in the induction of new employees as well as with trainees. The induction programme helps designing and developing the induction process.