Hankintaprosessin kehittäminen : Case: Konserni X

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää, miten Konserni X:n hankintaprosessia voitaisiin kehittää. Työn toimeksiantajana toimii Konserni X. Taustateoriana kuvaillaan hankintatoimea, ostoprosessia sekä sähköistä taloushallintoa. Lisäksi työssä kuvaillaan konsernin hankintatoimen ja ostolaskutuksen nykytilaa.

Opinnäytetyössä käytettiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Haastattelun avulla selvitettiin konsernin työntekijöiden mielipiteitä hankintaprosessista sekä hankintaohjelman käytöstä, miten he kokivat prosessin nykytilan ja millaisia kehitysehdotuksia heillä olisi prosessin parantamiseksi. Tarkoituksena oli myös kartoittaa prosessin ongelmakohtia.

Tutkimuksen mukaan tärkeimpänä asiana prosessin sujuvuudessa pidettiin sitä, että konsernin yleistä hankintaohjeistusta noudatetaan ja kaikki kirjaukset tehdään ohjelman kautta. Näin ostaminen pysyy hallittuna ja prosessi tehokkaana. Suurimpina haasteina prosessissa mainittiin uusien tilaajien aktivoiminen ohjelman käyttöön sekä täsmäämisongelmat tilauksen ja laskun välillä. Lisäksi korostettiin huolellisuutta hankinnan tilausvaiheessa. Kun tilaus tehdään huolellisesti, helpottaa se hankinnan käsittelyä laskutusvaiheessa.

The purpose of this thesis is to find out how the purchasing process at Konserni X could be developed. The background theory is based on procurement, purchasing process and electronic financial administration. Procurement and purchase invoicing in the corporation is also described in this thesis.

The research method used in this thesis was qualitative. The employees of the corporation were interviewed about the purchasing process and the software used in purchasing. They were asked about their opinions of the purchasing process at the moment and what kind of development ideas they had to improve the process. The purpose of the interviews was also to survey the problem areas in the purchasing process.

According to the survey the most important factor in the smooth functioning of the process is that the general guidelines of the purchasing process in the corporation are followed and all the purchasing orders is made to the software. This way purchasing in the corporation stays controlled and effective. The biggest challenges in the process were to activate new users of the software and the matching problems between ordering and invoicing. The carefulness when making the order was also highlighted in the results. When the purchase order is done carefully, it makes the invoice processing easier.