Tapahtuman viestintä sosiaalisessa mediassa : SomeTime 2013 -tapahtuman suunnittelu

Abstract

Opinnäytetyön teko alkoi keväällä 2012 SomeTime 2012 KISS - tapahtuman kävijäkyselyn teon innoittamana. Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, mitä tapahtuman suunnittelu sisältää ja miten siinä tulisi viestiä. Työn tavoitteena oli vastata kysymyksiin: mitä tapahtuman suunnittelussa pitää ottaa huomioon ja miten sen aikana tulee viestiä sosiaalisessa mediassa. Toiminnallisessa opinnäytetyössä keskityttiin SomeTimetapahtumaan, joka järjestetään vuonna 2013 neljännen kerran. Toimeksiantajana opinnäytetyölle toimi HAMKin markkinointikoordinaattori Teemu Korpi, joka kuuluu tapahtuman järjestäjien joukkoon.

Työn tietoperusta muodostui viestinnän, sosiaalisen median ja tapahtuman teoriasta. Tässä opinnäytetyössä keskityttiin viestintään internetissä ja sosiaalisessa mediassa. Sosiaalinen media käsittää tässä työssä vain SomeTime-tapahtuman kannalta oleelliset kanavat ja välineet. Työssä hyödynnettiin kahta aiemmin toteutettua kävijäkyselyä, haastattelua ja teoriatietoa. Näiden avulla luotiin ohjeistus, jonka avulla suunnitteluvaihe ja siihen sisältyvät asiat olisivat selkeästi hahmotettavissa. Tulevaisuudessa tapahtuman järjestäjät voivat hyödyntää ohjeistusta muistilistan tavoin suunnitellessaan tapahtumaa.

Vuonna 2013 SomeTime-tapahtuma suunnittelu tehtiin yksityiskohtaisemmin ja paremmin kuin vuoden 2012 tapahtuman. Tapahtuman suunnittelussa aikataulun teko ja työnjako ovat merkittäviä projektijohtajan tehtäviä. Suunnitteluvaiheessa tärkeimpiä suunniteltavia ja tehtäviä asioita ovat tilojen hankinta, ohjelman suunnittelu ja aikataulutus, esiintyjien ja tarjoilujen hankinta sekä järjestäjien ja osallistujien löytäminen. Viestintä järjestäjäjoukon kesken on tärkeää, sillä jokaisen on tiedettävä oma vastuualueensa, mutta osattava hahmottaa myös kokonaisuuden palaset. Myös muiden sidosryhmien kanssa viestiminen on tärkeää, jotta tapahtumasta tulisi onnistunut, ja osallistujamäärä täyttäisi asetetun tavoitteen.

The thesis process started in spring 2012 by making a survey for the event visitors of SomeTime 2012 KISS. The purpose of the thesis was to find out what is included in the implementation of an event and how to communicate during the event planning. The thesis answers such questions as what needs to be taken into account when planning an event and how to communicate via social media. This functional thesis focused on the SomeTime event which will be held for the fourth time this year. The client of the thesis was HAMK’s marketing coordinator, Teemu Korpi, who is one of the organisers of the event.

Before the practical part, the basic concepts of communication, social media and event are introduced. Communication is a broad concept but in this thesis it means communication on internet and in social media. The thesis focused on those social media channels which are important for the SomeTime event. The thesis used the information obtained from two earlier surveys, interviews and theory. With the help of this information were created guidelines of how to implement an event and what factors to take into account when planning it. In future the event organisers can use the guidelines when planning upcoming events.

The organization of SomeTime 2013 is better and more detailed than SomeTime 2012 KISS. Planning the event schedule, division of labor and delegation are important tasks of a project manager. In the planning phase the most important tasks are finding the premises, planning the program and schedule, finding the performers and speakers, organizing the catering, and finding and informing the participants. Communication between the organizers is important. Everybody needs to handle their own responsibilities but they still need to understand the whole picture of making the event. It is also important to communicate with other stakeholders so that the event would be successful and reach the set target.