Kunnossapidon dokumentinhallintajärjestelmän kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli suunnitella dokumentinhallintajärjestelmän toteutus Ravintoraisio Oy:lle tehtaan teknisiä dokumentteja varten. Järjestelmälle oli tarve, koska teknisille dokumenteille ei ollut aiempaa suunniteltua sähköistä ympäristöä. Järjestelmän tarkoituksena oli helpottaa ja tehostaa kunnossapitohenkilöstön työskentelyä. Lähtökohtina toteutukselle oli usean tiedoston lataus, metatietojen käyttö sekä tiedostojen organisointi ja suodatus. Työ toteutettiin yhdellä tietokannallisella testipalvelimella. Käyttöjärjestelmänä oli Windows Server 2008R2. Dokumentinhallintajärjestelmäksi valittiin Microsoft SharePoint Server 2010 -ohjelmisto. Ohjelmiston avulla voidaan käyttää dokumentinhallinnan toteuttamiseen versionhallintaa, metadataa, suodatus- ja järjestelytyökaluja sekä hakuja. Järjestelmää varten suunniteltiin metadatarakenne ja luokittelut vanhojen projektien pohjalta käyttäen hallinnoitavaa metadataa. Työ toteutettiin luomalla sivusto, dokumenttikirjastot, metatiedot, sisältölajit ja näkymät sekä määrittelemällä niiden asetukset. Työtä varten luotiin kolme dokumenttikirjastoa. Hallinnoitavan metadatan liittäminen useaan tiedostoon latauksen yhteydessä toteutettiin erillisellä latauskirjastolla. Latauskirjastossa kansioiden oletusarvot määrittävät metatiedot ladattaviin tiedostoihin. Projektikohtaiset tiedostot ja yleiset tiedostot sijoitettiin omiin dokumenttikirjastoihin ja niille luotiin omat sisältölajit. Järjestelmä mahdollistaa yrityksen teknisen dokumentaation latauksen Intranetiin. Tiedostoihin liitetään metadataa latauksen yhteydessä. Dokumentit pystytään luokittelemaan projekteihin ja niiden alaluokituksiin. Projektiluokittelun ja metadatan avulla tiedostoja pystytään hakemaan järjestelmästä tehokkaasti, kun niitä tarvitaan.

The purpose of this thesis project was to design a deployment of a document management system to support the Maintenance Department of Raisio Nutrition Ltd. There was previously no proper electrical document management design for the technical documents of the company causing a need for the thesis project. The aim was to make the maintenance team's work easier and more efficient with the help of the new system. Multiple file uploading, usage of metadata, file organizing and filtering were they key requirements for the new system. The project was carried out on a single server with a built-in database. The operation system used was Windows Server 2008R2. Microsoft SharePoint Server 2010 was chosen as the platform for the document management system. SharePoint 2010 has the capabilities required for creating an efficient document management system that includes functions such as version control, metadata, searches, file organizing and filtering. The metadata structure and classifications were designed based on properties and attributes of the old project documentation. Managed metadata was used to create a taxonomical metadata classification. Three document libraries were created for the project. An Upload Document library was created to attach Managed metadata to multiple documents when uploading them. In the Upload Document library the default values of the folders set the corresponding metadata values for the uploaded files. Project and General Document libraries were created along with their content types to create a separate environment for both of the document types. The new document management environment makes it possible to upload the technical documentation to the company's Intranet. The files uploaded are attached with classifying metadata and they can be assigned to be a part of a project. Files can be searched efficiently from the new system with the help of metadata and project classifications.