Tuotantojärjestelmän signaalitien ja hallinnan dokumentointiprosessi

Abstract

Tuotantojärjestelmien jatkuva kasvaminen luo haasteita työkiireiden muodossa varsinkin dokumentoinnin osalta. Kehitys- ja ylläpitotehtävissä työskentelevien henkilöiden tarve ajantasaiselle ja kattavalle dokumentaatiolle lisääntyy, mutta aina tarvittava tieto ei ole saatavilla. Syynä on yleensä resurssien priorisoinnin heikkous dokumentoinnin suhteen.

Elisa Oyj:n Video- ja TV-palvelut osaston sisällä oli havaittu dokumentointiin liittyviä ongelmia, jotka vaikuttivat heikentävästi ja hidastavasti ylläpidollisiin tehtäviin ja vikatilanteiden korjauksiin. Dokumentoinnin isoimpina ongelmina oli dokumenttien huono ajantasaisuus sekä dokumentointitapojen ja standardien puuttuminen. Lisäksi todettiin, että dokumenttien tallennus oli hajautunut eikä dokumentoinnille ollut minkäänlaista prosessia. Vuonna 2012 osastossa asetettiin tavoitteeksi dokumentoinnin laadun kehittäminen oman tuotantojärjestelmän signaalitien ja hallinnan alueella. Aihe todettiin sopivaksi opinnäytetyölle ja työn tarkoitukseksi määritettiin dokumentointiprosessin luominen Video- ja TV-palvelut -osastolle.

Opinnäytetyössä tutkittiin liiketoimintaprosessien teoriaa, sen hyötyjä yritykselle, sekä prosessien kuvaustapoja. Teorian ja haastatteluiden kautta saatujen sisäisten dokumentointia koskevien vaatimusten ja määrittelyjen pohjalta luotiin tuotantojärjestelmän dokumentointiprosessi ja sen kuvaus. Tuotantojärjestelmän signaalitien ja hallinnan dokumentointiprosessin kuvauksen luominen käytännössä ei ollut hankalaa, mutta tärkeimpien toimintojen ja vaatimusten mukaisten painopisteiden löytäminen oli. Prosessista kuitenkin saatiin luotua hyvin joustava kehys toiminnalle, jota pystytään jatkokehittämään ja muuttamaan haluttuun suuntaan.

Constantly expanding production systems bring new challenges for workers especially in terms of hurry. Creating new documents is usually the first thing that is left behind due to rush. People who work in development or maintenance tasks are often in need of documentation that is sufficient and up to date, but in most cases the required documentation is not as good as it should be. The reasons behind this are usually because wrong areas of documentation were prioritized.

A few problems concerning documentation which negatively affected the maintenance and development work were noticed inside the Video and TV services department of Elisa during 2012. The biggest problems were the documents not being up to date and that the documentation standards were insufficient. In addition, it was noted that the saving of documents was fragmented around the system and there was no documentation process in place. During the same year, the department set a goal to improve the quality of documentation within the production system. The subject was found to fit well as the thesis subject. The purpose of this thesis work was to create a documentation process of signal path and management in a production system.

During the thesis work the business process theory, the benefits of it and the ways of modeling processes were researched. As a result of interviews and the theory part, the documentation process description was created. The mere creation of the process was not difficult but finding the most important actions inside the process was. The process became as a flexible frame for documentation functions and it can be changed and developed furthermore when needed.