Palvelukeskuksen työnantajatilitysprosessi

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli luoda toimeksiantajaorganisaatioon työohjeet ja täsmäytystaulukot työnantajatilitysten suorittamista varten. Tarkoituksena oli kehittää tilitysprosessin suorittamista ja vähentää virheiden mahdollisuutta. Lisäksi pyrittiin yhtenäistämään toimintatapoja organisaation eri toimipisteissä. Opinnäytetyön aihe syntyi toimeksiantajan toiveesta ja selkeästä tarpeesta kyseiseen oppaaseen. Toimeksiantajana oli julkisen sektorin palvelukeskus, joka toimii useammalla paikkakunnalla ympäri Suomea ja tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita asiakkailleen.

Työn teoriaosuus muodostuu palkkahallinnon ja palkanlaskennan kuvauksesta sekä tilitysprosessin ja sitä koskevan lainsäädännön käsittelystä. Empiirisessä osuudessa kuvataan kehittämistehtävänä olleiden tilitysohjeiden ja täsmäytystaulukoiden teon etenemistä ja toimintaperiaatteita. Empiirisessä osuudessa käsitellään lisäksi valmiin tilitysohjeistuksen ja täsmäytystaulukoiden käytöstä tehdyn kyselytutkimuksen tuloksia. Kyselytutkimus suoritettiin noin kaksi kuukautta tilitysohjeiden ja täsmäytystaulukoiden käyttöönoton jälkeen. Kyselytutkimuksen avulla haluttiin selvittää kuinka laajasti ohjeet ja taulukot on otettu organisaatiossa käyttöön ja kuinka tyytyväisiä niiden sisältöön ollaan.

Tutkimuksen tuloksena selvisi, että tilitysohjeiden ja täsmäytystaulukoiden toimivuuteen oltiin pääasiassa tyytyväisiä. Eroja muodostui kuitenkin eri toimipisteiden välille. Erityisesti Turun ja Porin toimipisteissä täsmäytystaulukoiden toimivuuteen ja luotettavuuteen ei oltu tyytyväisiä. Myös käyttöönotto oli sujunut kohtuullisesti. Yli puolet vastaajista oli jo ottanut tilitysohjeet ja täsmäytystaulukot käyttöön. Toimeksiantajan tavoitteena oli, että täsmäytystaulukot otettaisiin käyttöön kaikkien niiden asiakkaiden osalta, joille ne toimintaperiaatteeltaan sopivat. Osa vastaajista kuitenkin piti täsmäytystaulukoita vielä liian epäluotettavina ja ajatteli niiden sisältävän liikaa virheitä, jotta niitä voisi ottaa käyttöön.

The target of this thesis was to create instructions and a reconciliation table for the accounting process of the client company. The aim was to develop the process and to minimize the risk of mistakes. Another aim was to unify the procedures of different offices of the client company. The subject of this thesis was arisen from the wish and specific need of the client company. The client company of this thesis was a public sector service center which acts in several locations around Finland and produces many financial management services for its clients.

The theoretical part of the thesis consists of the description of payroll administration and the related legislation. The empirical part describes the development process of payroll accounting instructions and the reconciliation table. In addition, the empirical part analyzes the results of the survey on the experiences of using the instructions and the reconciliation table. The survey was carried out about two months after the introduction. With the help of the survey results it was tried to clarify how widely the introductions and reconciliation table were introduced in the organization and how satisfied the employees were with them.

The results of the study show that the employees were mainly satisfied with the result of the development process. Differences between offices were however consistent. Especially employees in offices at Turku and Pori were not satisfied with the functionality and reliability of the reconciliation table. The introduction had succeeded fairly well: more than a half of the respondents had started using the instructions and the reconciliation table. Some of the respondents considered them a bit unreliable so that the goal of the client company to put the reconciliation table into use with their every client was not yet reached.