Kohti sähköistä kirjaamista : Tämän hetkisen kirjaamisen kehittämistarpeet, käyttäjävaatimukset sähköiselle asiakastietojärjestelmälle ja odotukset muutosjohtamiselle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli parantaa sähköisen asiakastietojärjestelmän käyttöönottoa Hämeenlinnan Erityisasuntosäätiössä ja palvella organisaation esimiehiä muutosjohtamisessa. Opinnäytetyön tarkoituksena oli kartoittaa tiedon tarvetta organisaation eri yksiköissä ja selvittää mitkä käyttöönotettavan sähköisen asiakastietojärjestelmän toiminnalliset ominaisuudet palvelevat parhaiten perustehtävän toteuttamista eri yksiköissä. Opinnäytetyön tarkoituksena oli myös saada tietoa, joka auttaa esimiehiä sähköisen asiakastietojärjestelmän käyttöönottoon liittyvän muutosprosessin johtamisessa.

Tutkimus toteutettiin Hämeenlinnan Erityisasuntosäätiön henkilökunnalle (n=87) suunnattuna e-lomake kyselynä. Kyselyn vastausprosentti oli 69 %.

Saatujen tutkimustulosten perusteella on laadittu sähköisen asiakastietojärjestelmän käyttäjävaatimuksia, jotka toimivat lähtökohtana varsinaiselle vaatimusmäärittelylle. Yksikkökohtaiset erot olivat pieniä ja siitä syystä toiminnallisten vaatimukset tehtiin koko organisaation tasolla. Organisaation eri yksiköissä tulee kuitenkin käydä tuloksia läpi organisaation perustehtävän näkökulmasta ja keskustella tutkimustulosten perusteella kohdista, joissa tämän hetkinen kirjaaminen ja kirjaamisen tärkeys eivät kohtaa. Kirjaamisen tavoite ja tarkoitus tulee olla selvät koko hoitohenkilökunnalle. Esimiehellä on tärkeä rooli tiedon johtamisessa.

Tämän hetkisessä kirjaamisessa on haasteita, joiden tunnistaminen tämän opinnäytetyön tutkimustulosten perusteella antaa perustan siirtymiselle manuaalisesta kirjaamisesta sähköiseen kirjaamiseen. Opinnäytetyön tulokset osoittivat, että sähköiselle asiakastietojärjestelmälle on tarvetta ja järjestelmän uskotaan tulosten perusteella lisäävän kirjaa- misen tarkoituksenmukaisuutta, kattavuutta, luotettavuutta ja tiedon ajantasaisuutta. Muutosprosessissa kyselyn vastauksissa korostui viestinnän ja esimiehen sekä organisaation tuen merkitys sekä se, että muutokselle on oltava riittävästi aikaa.

The aim of this study was to improve the implementation of the new electronic customer information system in Hämeenlinna Sheltered housing foundation and service organisation`s managers in management of change. The purpose of this study was to chart information need in organisation`s units and to find out which electronic customer in-formation system functional features service best to act basic tasks in organisations different units. The purpose of this study was also to get information which helps managers in electronic customer system implementation in process of change.

This study was direct to the personal in Hämeenlinna Sheltered housing foundation (n =87) and it was carried out by electronic questionnaire. The response rate was 69 %. Based on research results in this study is draw up user demands to the electronic customer information system, which makes the starting point to the true requirement specification. There was little to choose in functional features between organisation`s units and therefore functional requirement specification was made whole organisation`s level. Organisation`s units should however go through research results from vantage point of organisation`s basic task and deliberate items whose current registering and importance in registering do not match up. Aims and purpose of registering should be clear to all nursing staff. Supervisors have important part in knowledge management.

Current registering has challenges, which identification by using results from this study, gives basis to transition from manual registering to electronic registering. Research results proved, that there is need to electronic registering and people believe that system will increase registering’s appropriateness, coverage, reliability and current of information. Answers emphasize in overhaul process communication and support from managers and organisation and enough time are significance.