Kokemuksia Service Catalogue -sovelluksen käyttöönottoprojektista

Abstract

Tämä opinnäytetyö kuvaa kuinka Service Catalogue -sovellusta varten aloitettiin käyttöönottoprojekti Yrityksen Tietohallinnon Tietokonekeskus -osastolla. Työ kertoo aikajärjestyksessä käyttöönottoprojektin kulun tarkemmalla tasolla helmikuusta 2011 kesään 2011 saakka ja yleisesti Service Catalogue -sovelluksen kehityskulusta kevääseen 2013 asti. Teoriaosuus käy läpi ITIL v3 -mallin perusteet ja vertaa, kuinka ITIL-kehystä sovellettiin Yrityksen Tietohallinnon Tietokonekeskus -osaston päivittäisissä toiminnoissa, jotka liittyivät Service Catalogue -sovellukseen. Opinnäytetyö esittelee käyttöönottoprojektin positiiviset saavutukset sekä kokemukset, ja matkalla opitut seikat, t.s. mikä käyttöönottoprojektissa epäonnistui ja kuinka asioita olisi voitu parantaa tai toteuttaa tehokkaammin. Käyttöönottoprojektin aikana havaittiin haasteita resursoinnissa, kommunikaatiossa, suunnittelussa, käyttäjäkokemuksessa sekä osaamisessa. Haasteista huolimatta käyttöönottoprojektin onnistui saavuttaa vähimmäisvaatimukset yksinkertaistamalla tarpeita ja jakamalla projektiresursseja osa-alueille, joissa tarvittiin enemmän työntekijöitä. Lopputuloksena Service Catalogue -sovellus otettiin tuotantokäyttöön vain kuukauden jäljessä alkuperäisestä suunnitelmasta. Myöhemmässä vaiheessa Service Catalogue -sovellus tultaisiin korvaamaan toisella tietojärjestelmällä johtuen Yrityksen Tietohallinto -yksikön organisaatiomuutoksista.

This thesis discusses why the implementation project of the Service Catalogue application was needed and initiated in the Company’s IT Computing department. The study describes chronologically and in detail the project’s progress from February 2011 to summer 2011 and the overall progress of the Service Catalogue application until spring 2013. The theory covers the basics of the ITIL v3 framework and compares how the ITIL framework was applied in the Company’s IT Computing department’s daily operation in the areas which are related to the Service Catalogue application. This paper shares the positive achievements of the project and also the experiences and lessons learned during its implementation i.e.: what did not go well in the project itself and how things could have been improved or implemented more efficiently. There were challenges during the project regarding resourcing, communication, planning, user experience and competencies. Despite the challenges, the project managed to achieve a minimum level of the targets by simplifying requirements and redirecting project resources to areas which needed more effort. As result, the Service Catalogue application was taken into production use only one month later than originally planned. Later on the Service Catalogue application was to be replaced with another information system due to organizational changes within the Company’s IT unit.