Purchasing Functions Analysis and Development

Abstract

This thesis was targeted at generating development proposals for a company’s purchasing functions. Reducing the number of suppliers was the key operational aim, set by the company’s management.

Thesis was done by collecting information to understand each function and their relationships. Then a current status mapping was built for the purchasing activities.

To generate the proposals, the Supply Chain Management Process Maturity Model theory was the leading benchmarking method. The key outcome of the theory is the understanding of supplier collaboration level.

For the company to implement the changes leading to development, Continuous Improvement Tools, idea generating and Change Management theories were selected. The supplier collaboration is best initiated by the company and done in collaboration with the suppliers.

The Action proposals were built on a process developed and tailored for the company. Employee interview feedback was the main driver for outlining the proposals to ensure an easy roll-out of the developing actions.

The general conclusion is the company’s personnel should agree on the issues they will act on to gain improvements. Then they need to create a common root causes understanding and share it. Only after that they can act together to make developments that will stay.

The company can use the Supplier Collaboration Development Tool concept in developing also company internal functions in addition to enhancing the collaboration through the supply chain.

The actions the company selected are the company’s internal decision and not a part of this thesis.

Tämän opinnäytetyön tavoite oli aikaansaada kehitysehdotuksia yrityksen ostotoiminnalle. Yrityksen toimitusjohtajan asettama operatiivinen tavoite oli etsiä keinoja vähentää pienten toimittajien määrää.

Työ tehtiin keräämällä yrityksestä ja organisaatiosta tietoa sekä pyrkimällä ymmärtämään yrityksen ostoja tekevien osastojen toimintaa. Silloisen hetken nykytila kartoitettiin ostotoimintojen osalta.

Kehitysehdotusten aikaansaamiseksi Supply Chain Management Process Maturity Model -teoria valittiin vertailukohdaksi. Teorian pääasiallinen tulos on ymmärrys kunkin toimittajan kanssa tehdyn yhteistyön tasosta ja yhteistyön kehittämisen tarpeista.

Yrityksen kyvykkyyttä aikaansaada pysyviä parannuksia pohjustettiin jatkuvan parantamisen sekä muutoshallinnan toimintamalleilla. Yrityksen toimittajat eivät yksin voi parantaa yrityksen toimittajayhteistyötä, joten yhteistyön parantaminen ehdotettiin aloitettavaksi yrityksen suunnasta.

Kehitysehdotukset rakennettiin yritykselle erikseen tehdyn toimittajayhteistyön parantamisen työkalun päälle. Kehitysehdotukset valittiin ja muotoiltiin työntekijäpalautteen päälle varmistaen muutosvalmiutta.

Johtopäätöksenä oli, että yrityksen henkilöstön tulee ensin olla sisäisesti riittävän yhtä mieltä parannuksen kohteesta. Sen jälkeen kunkin asiaintilan varsinaisten syiden yhteinen ymmärtäminen ja yhteinen jakaminen mahdollistavat todellisen etenemisen kohti pysyvien parannusten tekemistä.

Yritys voi käyttää toimittajayhteistyön parantamisen työkalun rakennetta ja tasoihin pohjautuvaa ajattelua parantaakseen myös sisäisiä toimintojaan ulospäin näkyvien hankintaketjujen parantamistoiminnan lisäksi.

Yrityksen tekemät valinnat ja toiminnan varsinainen parantaminen eivät kuulu tämän opinnäytetyön piiriin.