Perceptions of Facility Management in Europe : A survey of Finland, Germany and the UK

Abstract

The primary target of the study was to survey how facility management (FM) with its focus areas, definitions and terminology has been defined by professionals in Europe. It also aimed to survey how known and used the European facility management standard was, and what features make a company a facility management company. The EU was descriptively represented through three target countries chosen for the study: Finland, Germany and the UK.

The descriptive qualitative research, conducted through individual focused thematic telephone interviews, made it possible to get a deep personal insight into the information on the subject. 15 professionals, five (5) from each country, were interviewed. Each represented one out of five (5) sectors of the field: the service, academic, corporate, consultancy and association sectors.

The results revealed both intranational and extranational asymmetries between the professionals’ opinions. Thus, a single compact definition of FM could not be drawn up. The definition always depends on the individual impressions of the subject. The term facility management had different meanings on a national basis. Foreign and other terms equivalent to FM were used in all three target countries. The ones most used were “toimitilajohtaminen”,“Gebäudemanagement” and “facilities management”. Experts believed that, to some extent, there were real facility management companies but did not think that the term could be used of all organizations in the field. According to some, the industry was split into companies that either only provide management services,manage and produce services or manage and subcontract services. The organizations only providing services were considered facility service organizations. The European Standard EN 15221 seemed not to be equally promoted and adopted throughout Europe.

To sum up, there were major differences in the understanding of facility management, its focus areas and terminology between the three target nations and also, between experts in the individual countries. In order to obtain a more harmonized perception, further international exchange of knowledge and business activities should take place. The development and integration of the European Standards is also important.

Tutkimuksen ensisijaisena tavoitteena oli kartoittaa alan asiantuntijoiden näkemykset facility managementin (FM) painopistealueista, määritelmistä ja käsitteistöstä Euroopassa. Tutkimuksessa pyrittiin myös kartoittamaan, kuinka tunnettu ja käytetty eurooppalainen FM standardi oli sekä selvittää, millaiset piirteet tekivät yrityksestä facility management-yrityksen. Tutkimuskohteiksi valittiin kolme maata: Suomi, Saksa ja Englanti.

Tutkimus toteutettiin käyttämällä laadullista tutkimusmenetelmää, ja haastattelut tehtiin teemahaastatteluina puhelimitse. Jokaisesta maasta haastateltiin viittä asiantuntijaa, joista kukin edusti yhtä facility managementin osa-aluetta. Nämä osa-alueet olivat: palveluntuottajat, koulutus-ala, palvelun ostajat, konsultointi-ala sekä alan ammatilliset yhdistykset.

Tutkimuksen tulokset kaikilta osa-alueilta havainnollistivat selkeästi alan ammattilaisten mielipiteiden eroavuuksia niin maiden sisällä kuin myös maiden välillä. Facility managementille osoitettiin olevan monta määritelmää, sekä sisällöllisesti että kielellisesti, kaikissa maissa. Alasta sekä alan ammatinharjoittajista käytettiin Suomessa sekä Saksassa maan äidinkielelle käännettyjä nimikkeitä. Näistä yleisimpiä olivat ”toimitilajohtaminen” Suomessa ja ”Gebäudemanagement” Saksassa. Englannissa facilities management oli yleisin käytetty termi. Tutkimus osoitti niin sanottujen facility management yritysten olemassaolon, vaikka nimike ei asiantuntijoiden mielestä kattanutkaan kaikkia alalla toimivia yrityksiä. Osa haastatelluista olisi jakanut alan yritykset kolmeen eri kategoriaan: 1. yritykset, jotka tuottavat ainoastaan johtotehtäviin liittyviä palveluita, 2. yritykset, jotka johtavat sekä tuottavat palveluita ja 3. yritykset, jotka johtavat ainoastaan ulkoistettuja palveluita. Sen sijaan vain operatiivisia palveluita tuottavat yritykset olisivat facility service-nimikkeen alla. Tutkimus osoitti, että eurooppalaista facility management- standardia EN 15221 ei oltu otettu tarpeeksi laajasti käyttöön eikä sen olemassaolo ollut tarpeeksi monen asiantuntijan tietoisuudessa.

Opinnäytetyö osoitti, että sekä käsitykset facility managementista, sen painopistealueista, termeistä ja nimikkeistä vaihtelivat sekä maiden sisällä että niiden välillä. Yhtenäisen ymmärryksen saavuttamiseksi tulisi kansainvälistä yhteistyötä ja tiedonvaihtoa keskeisesti lisätä. Myös standardin kehittäminen ja vakinaistaminen olisi aiheellista.