Back to the Roots : Aloittavien matkailualan opiskelijoiden ryhmäytyminen tapahtumassa

Abstract

Tämän produktityyppisen opinnäytetyön tarkoituksena oli saada aloittavat opiskelijat ryhmäytymään keskenään mukavien aktiviteettien, hyvän ruoan sekä rauhallisen live-musiikin avulla. Tapahtuman toimeksiantaja oli HAAGA-HELIA Porvoo Campus, jolle pyrittiin suunnittelemaan mahdollisimman hyvä tapahtuma, joka antaisi toimeksiantajalle toteuttamiskelpoisia kehitysehdotuksia, sekä olla mahdollisille tuleville tapahtuman järjestäjille esimerkkinä. Kohderyhmä koostui aloittaneista matkailun opiskelijoista, sekä kansainvälisistä liiketalouden opiskelijoista. Opiskelijoita tapahtumaan osallistui yhteensä 29.

Opinnäytetyön teoreettinen osuus koostuu projektin määritelmästä ja sen osa-alueista, tapahtuman järjestämisestä sekä ryhmän ohjaamisesta. Myöhemmin toiminnallisessa osassa raportoidaan toteutusvaiheen ideointi, prosessi sekä lopetusvaihe. Tapahtuman suunnittelu on aloitettu syyskuussa 2011 ja sen toteutus on helmikuussa 2012. Tapahtuma pitää sisällään ulkona järjestettävää ryhmäytymistä edistävää toimintaa Porvoon Stensbölen partiolaistalossa. Tapahtuma koostuu viidestä rastitehtävästä, buffet-ruokailusta sekä live-musiikista.

Tapahtuma oli kokonaisuudessaan onnistunut, vaikka osallistujamäärä jäi suunniteltua pienemmäksi. Palaute oli pääosin positiivista ja osallistujat olivat sen mukaan tyytyväisiä tapahtuman sisältöön. Tapahtuman tavoitetta ajatellen opiskelijat saatiin hyvin ryhmäytymään sekä tutustumaan toisiinsa. Projektissa kehitettävät asiat olivat aikataulutus, projektiorganisaatio sekä osa projektin suunnittelussa huomioon otettavista asioista. Erityisesti markkinointi, sekä osallistujien sitouttaminen tapahtumaamme osoittautui kehitystä vaativaksi osioksi.

The main objective of this thesis was to organize an event that would help the freshmen to get to know each other better by doing some funny activities, enjoying good food and listening to calm music. Back to The Roots –event was commissioned by Porvoo Campus, HAAGA-HELIA University of Applied Sciences. As well as Campus would get some valuable information from the results, the main goal was to organize a fun and useful event for the students taking part. The target-market was the freshmen from Finnish tourism program and international business students.

The theoretical framework includes the concepts of definition of a project and the parts that project includes, organizing an event and group formation and leading. Later on the functional part of the thesis there is discussion about planning the project, implementation and ending process of the event. The planning of this event started on September 2011 and it will be held on February 2012. The main points of the event will be five different kinds of activities check points, buffet lunch and live music.

The event in general was successful although the amount of participants was smaller than intented. Feedback was mainly positive and the students were satisfied with the content of the event. From the targets point of view the students got to know each other better and they managed to cluster with each other successfully. Matters to improve in the project were scheduling, project organization and some of the things to consider when planning a project. Especially marketing and committing the customers to the event turned out to be fields that still need enhancing.