Viestinnän kehittäminen tapahtumaprosessissa : Case Siilinjärven seurakunta
Lehto, Hilkka (2013)
Lehto, Hilkka
Mikkelin ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013060412920
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013060412920
Tiivistelmä
Opinnäytetyö on kehittämistyö Siilinjärven seurakunnalle. Työn tarkoituksena oli tuoda esille niitä asioita,
jotka hidastavat tai ovat esteenä tiedon kulussa tapahtumien järjestämisen aikana. Kehittämistyön
keskeinen kysymys, tutkimusongelma oli, kuinka saadaan riittävän ajoissa tarvittavat tiedot kiinteistöhenkilökunnan
tietoisuuteen tapahtumaprosessin aikana.
Kehittämistyön viitekehyksenä oli tapahtumien järjestäminen, yhteisöviestintä ja palvelu. Työn ensisijainen
näkökulma oli kiinteistöhenkilökunnan näkökulma, mutta aihetta tarkasteltiin useasta näkökulmasta.
Teoriassa ilmiötä lähestyttiin kolmelta suunnalta: tapahtuman järjestäminen, yhteisöviestintä ja palvelu.
Kehittämistyössä kerättiin aineistoa erilaisilla menetelmillä: häiriöpäiväkirja, teemahaastattelu ja Benchmarking-
vierailu. Tuloksia vertailtiin keskenään ja pohdittiin niiden liittymistä toisiinsa: aiheutuvatko
kiinteistöhenkilökunnan kokemat häiriöt tapahtumien järjestelyjen aikana työalojen ongelmista vai muista
syistä. Havaintoja peilattiin kahden seurakunnan Benchmarking-vierailuihin.
Kerättyjen tulosten perusteella voitiin havaita, että kiinteistöhenkilökunta ei saa riittävästi ajantasaista
tietoa muilta työaloilta tapahtuman järjestämisen eri vaiheissa. Ongelmat eivät johtuneet yhdestä tekijästä,
aihepiiristä eikä alasta. Viestintävajetta aiheutui inhimillisistä syistä, heikosta viestinnästä ja monista
toimintatavoista.
Tulosten perusteella laadittiin työyhteisölle selkeitä yhteisiä ohjeita tapahtuman järjestämiseen, kehitettiin
viestintään uusi väline (orderi) ja laadittiin pöytäkarttoja havainnollistamaan tiloja. Liitteissä on mm.
orderi, esimerkkejä pöytäkartoista ja asiakaspalautelomake. Seurakunnalle laaditut toimintaohjeet (tarjoiluvaraus,
tilavaraus, sisäiset tarjoiluvaihtoehdot) ja häiriöpäiväkirjojen merkinnät eivät ole julkisia.
Kehittämistyön avulla tuotettiin yksityiskohtaisia ja käytännöllisiä materiaaleja ko. työyhteisölle. Kehittämistyö
ja sen materiaali tukevat hyvin parhaillaan käynnistynyttä seurakunnan kehittämisaikomusta.
Viestintää kehittämällä voidaan parantaa työyhteisön yhteistyötä, lisätä työtyytyväisyyttä ja varmentaa
palvelun laatua.
jotka hidastavat tai ovat esteenä tiedon kulussa tapahtumien järjestämisen aikana. Kehittämistyön
keskeinen kysymys, tutkimusongelma oli, kuinka saadaan riittävän ajoissa tarvittavat tiedot kiinteistöhenkilökunnan
tietoisuuteen tapahtumaprosessin aikana.
Kehittämistyön viitekehyksenä oli tapahtumien järjestäminen, yhteisöviestintä ja palvelu. Työn ensisijainen
näkökulma oli kiinteistöhenkilökunnan näkökulma, mutta aihetta tarkasteltiin useasta näkökulmasta.
Teoriassa ilmiötä lähestyttiin kolmelta suunnalta: tapahtuman järjestäminen, yhteisöviestintä ja palvelu.
Kehittämistyössä kerättiin aineistoa erilaisilla menetelmillä: häiriöpäiväkirja, teemahaastattelu ja Benchmarking-
vierailu. Tuloksia vertailtiin keskenään ja pohdittiin niiden liittymistä toisiinsa: aiheutuvatko
kiinteistöhenkilökunnan kokemat häiriöt tapahtumien järjestelyjen aikana työalojen ongelmista vai muista
syistä. Havaintoja peilattiin kahden seurakunnan Benchmarking-vierailuihin.
Kerättyjen tulosten perusteella voitiin havaita, että kiinteistöhenkilökunta ei saa riittävästi ajantasaista
tietoa muilta työaloilta tapahtuman järjestämisen eri vaiheissa. Ongelmat eivät johtuneet yhdestä tekijästä,
aihepiiristä eikä alasta. Viestintävajetta aiheutui inhimillisistä syistä, heikosta viestinnästä ja monista
toimintatavoista.
Tulosten perusteella laadittiin työyhteisölle selkeitä yhteisiä ohjeita tapahtuman järjestämiseen, kehitettiin
viestintään uusi väline (orderi) ja laadittiin pöytäkarttoja havainnollistamaan tiloja. Liitteissä on mm.
orderi, esimerkkejä pöytäkartoista ja asiakaspalautelomake. Seurakunnalle laaditut toimintaohjeet (tarjoiluvaraus,
tilavaraus, sisäiset tarjoiluvaihtoehdot) ja häiriöpäiväkirjojen merkinnät eivät ole julkisia.
Kehittämistyön avulla tuotettiin yksityiskohtaisia ja käytännöllisiä materiaaleja ko. työyhteisölle. Kehittämistyö
ja sen materiaali tukevat hyvin parhaillaan käynnistynyttä seurakunnan kehittämisaikomusta.
Viestintää kehittämällä voidaan parantaa työyhteisön yhteistyötä, lisätä työtyytyväisyyttä ja varmentaa
palvelun laatua.