Onnistunut henkilöstöraportti, Case Nakkilan kunta

Abstract

Tämä opinnäytetyö syntyi toimeksiantajan tarpeesta luoda käyttöönsä toimiva henkilöstöraportti. Toimeksiantajana työlle toimii Nakkilan kunta. Henkilöstöraportin tuottamisen ohella opinnäytetyössä selvitettiin mitä kuuluu henkilöstöraportointiin sekä valmistuneen henkilöstöraportin tunnuslukuihin.

Nakkilan kunta sijaitsee Länsi-Suomen läänissä Satakunnan maakunnassa Kokemäen joen varrella. Kunnan asukasluku lähentelee 6000 asukasta. Työntekijöitä kunnan palveluksessa on noin 300. Nakkilan kunnassa on runsaasti erityyppisiä teollisuuden ja palvelualan yrittäjiä. Kunnassa toimii myös Satakunnan käsi- ja taideteollisuusoppilaitos.

Opinnäytetyön teoriaosassa käsiteltiin henkilöstöraportointia kahdesta eri näkökulmasta, yksityisen ja julkisen sektorin. Niin yksityisen kuin julkisen sektorin tärkein tavoite henkilöstöraportoinnissa on tuoda julki sen henkilöstövoimavaroja ja -kustannuksia. Henkilöstöraportointi sopii kummankin sektorin kehittämiseksi.

Empiriaosuudessa toteutettu kunnan henkilöstöraportti sai alkunsa kunnan kanslistin raporttihahmotelmasta, joka oli mukailtu Kunnallisen työmarkkinalaitoksen tekemästä Kunta-alan henkilöstöraporttisuosituksesta vuodelta 2003. Raporttihahmotelmaa laajennettiin ja ehdotetuista tunnusluvuista päätettiin lähteä rakentamaan toimivaa henkilöstöraporttia.

Henkilöstöraportin tunnusluvut kerättiin kunnan tietokannoista ja kortistoista vuosilta 2010-2011. Tunnusluvuista tehtiin taulukko-ohjelman avulla raportissa tarvittavia taulukoita ja kaavioita. Raportissa taulukoiden ja kaavioiden lisäksi kerrottiin tunnusluvuista sanallisesti. Keva:lta kunta sai käyttöönsä myös eläkkeisiin liittyviä tilastoja. Tunnuslukujen suunnittelussa tulisi jatkossa enemmän keskittyä siihen, että ne ovat helposti poimittavissa kunnan järjestelmistä.

Toteutettu henkilöstöraportti on suunnitellun mukainen. Vertailtavuus toteutuneiden vuosien osalta lisääntyy, kun tilastoitavia tunnuslukuja kertyy. Raporttia voidaan käyttää tällaisenaan tai sitä voidaan jatkossa muokata sen mukaisesti, mitä tunnuslukuja halutaan seurata ja mitä jättää pois seurannasta. Jatkotyönä henkilöstöraporttiin olisi syytä tehdä myös tulosten arviointia.

This thesis was commissioned by the municipality of Nakkila in order to create a well-functioning personnel report. Furthermore, the purpose of this thesis was to identify the elements of a personnel report, as well as the key figures presented in it.

The municipality of Nakkila is located by the Kokemäenjoki river in the Region of Satakunta in Western Finland. It has a population of approximately 6,000, around 300 of whom are employed by the municipality. Other major employers include a broad range of industrial and service enterprises. Nakkila is also home to the Satakunta Institute of Art and Crafts.

In the theoretical part of my thesis I discuss personnel reporting from two view-points: the private and the public sector. In both of these sectors, the main goal of personnel reporting is to report personnel resources and costs. A personnel report is a suitable development tool for both sectors.

The empirical part of my thesis involved the creation of a personnel report for the municipality of Nakkila. The starting point for this was a draft report by the municipal office clerk of Nakkila, which had been adapted from the personnel report recommendation of the Commission for Local Authority Employers published in 2003. The draft report was expanded and the proposed key figures processed in order to create a successful personnel report.

The key figures for the report were collected from the municipality’s databases and card files from 2010–2011. These where then processed with a spreadsheet application to create tables and graphs. In addition, the key figures were discussed in the text section of the report. The municipality of Nakkila received pension-related tables from the Local Government Pensions Institution (Keva). In the future, more attention should be paid to the fact that the key figures are easily available from the municipality’s own data systems.

The personnel report created was as planned. Comparability between years will increase as more key figures are accumulated. The municipality of Nakkila is able to use the report as such or further process it, depending on which key figures they want to continue or discontinue monitoring. In the future, the report should be further developed by including the evaluation of results in it.