Asianhallintajärjestelmän käytön tukeminen : Metsähallituksessa

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkitaan, miksi Metsähallituksessa on asianhallintajärjestelmä ja miten sen käyttäjiä käytössä tuetaan. Valtion liikelaitos Metsähallituksessa on otettu helmikuussa 2013 käyttöön uusi Innofactor Oyj:n toimittama Dynasty 360 -asianhallintajärjestelmä, jota käytetään organisaation toiminnan kannalta keskeisen tiedon hallinnoinnissa. Metsähallituksen toiminnan kehittämiseen liittyvä järjestelmähankinta on toteutettu projektityönä. Kaksivaiheisessa projektissa on meneillään ensimmäinen vaihe.

Tarvetta asianhallintajärjestelmän käytölle tarkastellaan Metsähallituksen oman toiminnan, lakien, ohjeiden, suositusten ja standardien perusteella. Käyttäjien halukkuutta käyttää uutta tietojärjestelmää käsitellään motivoitumiskysymyksenä.

Opinnäytetyössä esitellään ne keinot, joilla käyttöoikeuksiltaan erilaisia käyttäjiä perehdytetään Metsä-hallituksessa asianhallintajärjestelmän käyttöön. Perehdyttämistilaisuuksia on järjestetty koko kevään 2013 ajan. Osallistujien mielipiteitä mitattiin pienimuotoisella sähköpostitse toteutetulla kyselytutkimuksella.

Tutkimuksessa saatu palaute on varsin rakentavaa. Kritiikki kohdistuu pääosin etäyhteyksin järjestettävien perehdyttämistilaisuuksien heterogeenisiin osallistujaryhmiin. Osallistujat toivovat kohderyhmien parempaa huomioon ottamista perehdyttämistilaisuuksissa ja selkeän, kullekin ryhmälle sopivan aiherungon laatimista.

Asianhallintajärjestelmän käytön tukeminen monipuolisesti ohjeiden, avusteiden, havainnollisten videoiden ja ryhmien tai henkilökohtaisen perehdyttämisen avulla on tärkeää. Mahdollisimman laadukkaalla perehdyttämisellä pyritään yhtenäistämään ja tehostamaan tietoon ja asianhallintajärjestelmään liittyviä toimintatapoja. Tiedonhallinnan kehittäminen on strategialähtöistä ja johdon tukemaa.

Uuden asianhallintajärjestelmän avulla Metsähallituksessa edetään kohti SÄHKE2-normin mukaista tietojen sähköistä arkistointia ja sähköistä asiointia. Tiedonhallinnan toimintatapojen tehostamisen, nykyaikaisen tiedonohjaussuunnitelman laatimisen ja tiedonohjausjärjestelmän käyttöönoton jälkeen Metsähallitus tulee olemaan sähköisessä tietojen hallinnan kehityksessä pitkällä.

The purpose of this master’s thesis was to study why there was an electronic records management system in Metsähallitus and how it would be possible to support the employees in its use. Metsähallitus is a public organization. It had a nearly two year project with a Finnish software provider Innofactor Oyj. Its result was Dynasty 360, an electronic records management system. The employees of Metsähallitus started to use the system last February. The project itself will continue through the calendar year of 2013.

The need to have an electronic records management system in Metsähallitus was examined through legislation, instructions and through standards. The users’ willingness to use the system was explored as an issue of motivation.

In addition, this master’s thesis studied how the electronic records management system was introduced to the employees, for example, in the Microsoft Office Communicator audio-video conference sessions. There were several meetings of this kind and there will be many more. The study also involved an informal email interview to find out how these audio-video conference sessions succeeded. The participants firmed that they went quite well. However, they wished that the orientation sessions should better account for different target groups and their different duties.

The result of this study was that Metsähallitus needed to have the electronic records management system for managing its records well and because of the legislation also. It was possible to support the employees to use the system, for example, with the help of instructions, audio-video conferences, other kinds of meetings, Adobe Flash Player videos and so on. Proper orientation of employees appeared important for the entire operations of Metsähallitus. With the new electronic records management system Metsähallitus will take one step further into the future digital world.