Ennusteista ehdotuksiin : ennusteperusteinen tilausjärjestelmä henkilökunnan silmin

Abstract

Tässä opinnäytetyössä selvitettiin uuden tilausjärjestelmän käyttöönottoa K-supermarketeissa. Tutkimuskohteena oli erityisesti henkilökunnan työtapojen vaikutus järjestelmään: miten henkilökunta saa järjestelmän toimimaan mahdollisimman hyvin. Tavoitteena oli tuottaa tietoa, josta hyötyvät niin eri päivittäistavarakauppojen työntekijät kuin Ruokakesko Oy. Työssä tutkittiin toimeksiantajan osalta myös tarvesuunnittelussa olevien tuotteiden hävikkiä. Opinnäyte perustuu kvalitatiiviseen tutkimukseen. Työssä ei käsitelty järjestelmän aiheuttamia kustannuksia. Tärkeimmän osan tutkimuksesta tässä opinnäytetyössä muodosti kyselytutkimus, joka teetettiin kolmen K-supermarketin henkilökunnalle. Kyselylomakkeella tiedusteltiin muun muassa työntekijöiden tuntemuksia uudesta tilausjärjestelmästä ja siitä, miten se on vaikuttanut omiin työskentelytapoihin. K-supermarket Runosmäen hävikkitutkimus suoritettiin tutkimalla Keskon hävikkiraportteja tietyltä aikaväliltä ennen uutta tilausjärjestelmää sekä sen käyttöönoton jälkeen. Kyselylomakkeiden perusteella ennusteperusteinen tilausjärjestelmä on otettu tyytyväisin mielin vastaan. Kyselylomakkeiden vastauksissa näkyi, että työntekijät ovat tehneet parhaansa järjestelmän käytön suhteen: he ovat saaneet riittävästi perehdytystä järjestelmän käyttämiseen ja arkirutiineihin on otettu mukaan uusia toimintatapoja. Tukea on ollut ongelmatilanteissa saatavilla niin Keskolta kuin työkavereiltakin. Järjestelmässä on kuitenkin ollut havaittavissa myös joitakin kehitystarpeita. Koska ennusteperusteinen tilausjärjestelmä pohjautuu myyntihistoriaan, näkee järjestelmän toiminnan vaikutukset todellisuudessa vasta aikaisintaan vuoden päästä. Tuloksista käy ilmi, että erityisesti kampanjatilaaminen on osoittautunut haasteelliseksi. Hävikin osalta uusi ennusteperusteinen tilausjärjestelmä ei ole vielä saavuttanut toivottuja tuloksia. Hyllysaatavuus on parantunut noin 1 %, mutta hävikki on pysynyt ennallaan. Todennäköisesti myös hävikissä tapahtuu positiivista kehitystä, kun järjestelmää on käytetty pidempään.

This study shows what kind of challenges there are when a grocery shop implements a new automatic ordering system. The main goal was to find out how personnel can enhance the ordering system. The new automatic ordering system is based on sales forecasting and all the ordering requirements are made with the help of these forecasts. The study was made as an assignment to K-supermarket Runosmäki with the support of Ruokakesko Oy. There are no specifications about the costs of the new ordering system. The study itself is qualitative. The study was carried out by making questionnaires to the personnel of three grocery shops in Turku area. There were questions about the system itself and how the personnel has been forced to change their working routines to make the system work more effectively. The questionnaire also included questions about potential problems that have come up when the new system has been in use. There is also a waste analysis made to the K-supermarket Runosmäki. This analysis shows that there weren’t any big changes in waste even though the new ordering system should make it possible that the ordering volumes aren’t too big. The waste is a problem to the shops that would like to enhance their sales. The results were as expected. The personnel in every shop had done their best with the system but there are still some issues that should be improved in the ordering system. The system itself works well but even though the personnel does everything right, the system makes its own conclusions when it comes to the ordering propositions. The final result in this study is that the personnel has done great work but the system itself needs some adjustment. When it comes to the waste analysis, better results could be expected if the study were made after a few years of using the new automatic ordering system. Now the study doesn’t show any particularly good results but the experience about the system could improve the outcome in the near future.