Get Together-orientaatiopäivän suunnittelu ja toteutus vaihto-opiskelijoille Satakunnan ammattikorkeakoulussa

Abstract

Opinnäytetyöni aiheena oli suunnitella ja toteuttaa Satakunnan ammattikorkeakouluun syyslukukaudeksi 2012 saapuneille vaihto-opiskelijoille sekä kansainvälisille tutoreille yhteinen tapahtuma, Get Together-orientaatiopäivä. Tapahtuma järjestetään korkeakouluumme keväällä ja syksyllä saapuville vaihto-opiskelijoille osana heidän orientoitumistaan Suomessa asumiseen ja opiskeluun. Syksyn orientaatiopäivä järjestettiin Raumalla 18.syyskuuta 2012. Työn toimeksiantajana toimivat Satakunnan ammattikorkeakoulu Oy sekä koulun kansainväliset palvelut. Toimeksiantajan edustajan toimi ammattikorkeakoulun kansainvälisten asioiden päällikkö. Työ toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, joka piti sisällään teorian ja käytännön toteutuksen.

Opinnäytetyön alussa esiteltiin Satakunnan ammattikorkeakoulu, ammattikorkeakoulun kansainvälinen toiminta sekä tapahtumalle asetetut tavoitteet ja työssä käytettävät menetelmät. Työn teoriaosuus koostui projektityöskentelyä ja tapahtumanjärjestämistä koskevasta teoriasta. Get Together-orientaatiopäivä toteutettiin yhdistelmätapahtumana, joka jaettiin aamupäivän ja iltapäivän ohjelmaan. Aamupäivän ohjelma piti sisällään päivän asiapitoisen osuuden, iltapäivän ohjelma koostui erilaisten rastitehtävien suorittamisesta sekä vapaa-ajan ohjelmasta. Tapahtumaan osallistui 120 henkeä.

Projektipäällikkönä toimiessani tehtäviini kuului muun muassa orientaatiopäivän ohjelman suunnittelu, tarvittavien varausten tekeminen, ilmoittautumisten vastaanotto, yhteydenpito yhteistyökumppaneihin, apujoukkojen rekrytointi ja ohjeistaminen, tapahtuman isännöinti, palautteen kerääminen sekä tapahtuman päättäminen ja raportointi.

Tapahtumaan osallistuneilta opiskelijoilta kerättiin palaute sähköisellä palautelomakkeella, joka toteutettiin kvantitatiivisena eli määrällisenä tutkimuksena. Palaute oli pääosin erittäin positiivista ja opiskelijoilta saatiin hyviä kehitysehdotuksia tulevia orientaatiopäiviä varten. Opiskelijoilta saatuja avoimia kommentteja liitettiin osaksi tapahtuman luotettavuustarkastelua. Lomakkeista esiin nousseiden kommenttien perusteella katsottiin työn tilaajan ja työn tekijän asettamien tavoitteiden toteutuneen hyvin.

Opinnäytetyön kokonaisluotettavuuden takaamiseksi pidin tarkkaa muistiota kaikesta opinnäytetyöprojektin aikana tapahtuneesta.

The purpose of this thesis was to plan and organize a common event, Get Together-orientation day, for the exchange students who arrived to Satakunta University of Applied Sciences for the autumn semester 2012 and for the international tutors. The event is organized in spring and autumn for the exchange students arriving to our University as a part of their orientation to living and studying in Finland. The orientation day in autumn was held in Rauma 18th September 2012. The work was subscribed by Satakunta University of Applied Sciences and the international relations of the University. The subscriber’s representative was the head of the international relations in Satakunta University of Applied Sciences. This thesis was implemented as an operational thesis which consisted of both theory and practice.

Satakunta University of Applied Sciences, the international relations of the University, goals set for the event and the methods used in this thesis were introduced in the beginning of this thesis. The theory of this thesis consisted of theory regarding project work and organizing events. The Get Together-orientation day was implemented as a combined event which was divided into morning and evening program. The morning program included the informative part of the day. The evening program consisted of a variety of tasks and of free time activities. There were 120 participants in the event.

My duties as a project manager included planning the program for the orientation day, making reservations, receiving the enrolments, contacting the affiliates, recruiting and guiding the auxiliaries, collecting the feedback and carrying out the event and reporting it.

Feedback was collected with an electric feedback form from the students taking part on the event. The feedback form was implemented as a quantitative research. The feedback was mainly very positive and it offered some development ideas for the orientation days in the future. Some of the open feedback received has been included as a part of the reliability check of the event. Judging by the comments received through the feedback the goals set by the subscriber and the thesis worker were met well. To guarantee the liability of this thesis I kept a very precise memo of everything that happened during this thesis project.