Katuhankkeen asiakirjat ja asiakirjahallinto

Abstract

Tässä opinnäytetyössä perehdyttiin katuhankkeen elinkaaren aikana syntyviin asiakirjoihin ja asiakirjahallintoon. Tarkoituksena oli esittää nykyisellään vaadittavia asiakirjoja yleispiirteisestä hankesuunnittelusta rakentamisen kautta hoito- ja ylläpitovaiheeseen. Sähköinen dokumentointi on nykyään oleellinen osa katuhankkeen arkistointia ja tuo uusia mahdollisuuksia asiakirjojen käsittelyyn ja tiedonkulun nopeutumiseen. Työssä selvitettiin lisäksi asiakirjoihin ja arkistointiin liittyviä ongelmia keräämällä mielipiteitä eri urakkaosapuolten näkökulmista.

Asianmukaisesti laaditut asiakirjat ja huolellisesti hoidettu arkistointi on perusedellytys katuhankkeen onnistumiseksi. Suomen laki edellyttää osaltaan tiettyjen asiakirjojen laatimista esimerkiksi työturvallisuuteen liittyen. Asiakirjojen sisällön ja niiden määrän havaittiin olevan hyvin hankekohtaista. Siksi vaadittavista asiakirjoista ei voida laatia listaa, joka pätisi kaikkiin hankkeisiin.

Tutustumalla Tampereen kaupunkikehittämisen ja Tampereen Infran toimintatapoihin esimerkkihankkeen avulla todettiin sähköisten asiakirjojen valtaavan tilaa koko ajan enemmän paperitulosteilta, mutta erityisesti työmaalla tarvitaan vielä paperiversioita rakentamisen aikana. Kaikkien urakkaosapuolten yhteiselle tietopankkijärjestelmän kehittämiselle havaittiin olevan tarvetta asiakirjojen käsittelyn helpottamiseksi ja tiedonkulun parantamiseksi. Tällä hetkellä tietopankkijärjestelmän puuttuminen tuottaa ongelmia toimijoiden välillä, koska toimintatavoissa on vielä runsaasti poikkeavuuksia.

Lisääntyvä tieto- ja tuotemallinnus infra-alalla tuo tulevaisuudessa omat vaikutuksensa ja vaatimuksensa asiakirjahallintoon. Asiakirjat muuttuvat entistä enemmän sähköisiksi koneohjauksen myötä, ja paperitulosteiden määrä tulee vähenemään.

This thesis was about researching the documents and documentation management of a street project. This includes all the documents that are made during the life cycle of a street project. The aim was to present the required documents from general project planning through construction to care and maintenance. Nowadays electronic documen-tation is an essential part of the street project’s filing and brings new opportunities for working with documents and the acceleration of the flow of information. The thesis also handles problems of documents and filing by collecting opinions of the various aspects of the contract parties.

Properly prepared documents and carefully handled filing are the basic requirements for success of the street project. Some documents, such as construction safety documents are bound to be made by Finnish law and some are varying depending on a project. Also the contents of different documents and the amount of different document types were found out to vary depending on the project at hand. This is why it is impossible to create a list of documents that would cover all different kinds of street projects.

After researching the standards of Tampere city development unit and Tampere Infra construction service it was easily found out that electronical document management is clearly taking over the old paper document management. However at the construction site during construction the paper documents are just as useful as they have always been and seemingly cannot be replaced electronically in the near future. In order to improve the document management and the whole information network it was made clear that internet based project banks could really solve a lot of problems. At least if every party started to use them systematically and started to change their organizational behavior to favor these methods. At the moment there seems to be too many different kinds of habits in different companies, so finding a common tone can be challenging.

Information modeling is constantly increasing and in the future it will surely bring new demands and effects in to the street project documentation. Documentation is more often made electronically and the developed machine control systems are increasing this even more. Therefore it seems that paper documentation is clearly decreasing in the future.