Katuhankkeen asiakirjat ja asiakirjahallinto
Rantanen, Olli; Rajala, Kyösti (2013)
Rantanen, Olli
Rajala, Kyösti
Tampereen ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013090214906
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013090214906
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä perehdyttiin katuhankkeen elinkaaren aikana syntyviin asiakirjoihin ja asiakirjahallintoon. Tarkoituksena oli esittää nykyisellään vaadittavia asiakirjoja yleispiirteisestä hankesuunnittelusta rakentamisen kautta hoito- ja ylläpitovaiheeseen. Sähköinen dokumentointi on nykyään oleellinen osa katuhankkeen arkistointia ja tuo uusia mahdollisuuksia asiakirjojen käsittelyyn ja tiedonkulun nopeutumiseen. Työssä selvitettiin lisäksi asiakirjoihin ja arkistointiin liittyviä ongelmia keräämällä mielipiteitä eri urakkaosapuolten näkökulmista.
Asianmukaisesti laaditut asiakirjat ja huolellisesti hoidettu arkistointi on perusedellytys katuhankkeen onnistumiseksi. Suomen laki edellyttää osaltaan tiettyjen asiakirjojen laatimista esimerkiksi työturvallisuuteen liittyen. Asiakirjojen sisällön ja niiden määrän havaittiin olevan hyvin hankekohtaista. Siksi vaadittavista asiakirjoista ei voida laatia listaa, joka pätisi kaikkiin hankkeisiin.
Tutustumalla Tampereen kaupunkikehittämisen ja Tampereen Infran toimintatapoihin esimerkkihankkeen avulla todettiin sähköisten asiakirjojen valtaavan tilaa koko ajan enemmän paperitulosteilta, mutta erityisesti työmaalla tarvitaan vielä paperiversioita rakentamisen aikana. Kaikkien urakkaosapuolten yhteiselle tietopankkijärjestelmän kehittämiselle havaittiin olevan tarvetta asiakirjojen käsittelyn helpottamiseksi ja tiedonkulun parantamiseksi. Tällä hetkellä tietopankkijärjestelmän puuttuminen tuottaa ongelmia toimijoiden välillä, koska toimintatavoissa on vielä runsaasti poikkeavuuksia.
Lisääntyvä tieto- ja tuotemallinnus infra-alalla tuo tulevaisuudessa omat vaikutuksensa ja vaatimuksensa asiakirjahallintoon. Asiakirjat muuttuvat entistä enemmän sähköisiksi koneohjauksen myötä, ja paperitulosteiden määrä tulee vähenemään.
Asianmukaisesti laaditut asiakirjat ja huolellisesti hoidettu arkistointi on perusedellytys katuhankkeen onnistumiseksi. Suomen laki edellyttää osaltaan tiettyjen asiakirjojen laatimista esimerkiksi työturvallisuuteen liittyen. Asiakirjojen sisällön ja niiden määrän havaittiin olevan hyvin hankekohtaista. Siksi vaadittavista asiakirjoista ei voida laatia listaa, joka pätisi kaikkiin hankkeisiin.
Tutustumalla Tampereen kaupunkikehittämisen ja Tampereen Infran toimintatapoihin esimerkkihankkeen avulla todettiin sähköisten asiakirjojen valtaavan tilaa koko ajan enemmän paperitulosteilta, mutta erityisesti työmaalla tarvitaan vielä paperiversioita rakentamisen aikana. Kaikkien urakkaosapuolten yhteiselle tietopankkijärjestelmän kehittämiselle havaittiin olevan tarvetta asiakirjojen käsittelyn helpottamiseksi ja tiedonkulun parantamiseksi. Tällä hetkellä tietopankkijärjestelmän puuttuminen tuottaa ongelmia toimijoiden välillä, koska toimintatavoissa on vielä runsaasti poikkeavuuksia.
Lisääntyvä tieto- ja tuotemallinnus infra-alalla tuo tulevaisuudessa omat vaikutuksensa ja vaatimuksensa asiakirjahallintoon. Asiakirjat muuttuvat entistä enemmän sähköisiksi koneohjauksen myötä, ja paperitulosteiden määrä tulee vähenemään.