SELVITYSTYÖ PROSESSIKUVAUKSEN KEHITTÄMISEKSI SÄHKÖISEEN ASIANHALLINTAAN : Case: Jyväskylän ammattikorkeakoulun tutkintotodistushakemusprosessi
Kääriäinen, Anitta (2013)
Kääriäinen, Anitta
Jyväskylän ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013091615320
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013091615320
Tiivistelmä
Prosessi on joukko loogisesti toisiinsa liittyviä toimintoja ja niiden toteuttamiseen tarvittavia resursseja, joiden avulla saadaan aikaan toiminnan tulokset. Prosessin kehittämisen vaiheet ovat: lähtötilanneanalyysi, prosessin kuvaaminen, toiminnan organisointi prosessien mukaiseksi ja prosessien jatkuva parantaminen. Prosessin uudelleensuunnittelu voi tarkoittaa olemassa olevan prosessin radikaalia uudistamista.
Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Jyväskylän ammattikorkeakoulun (JAMK) tutkintotodistushakemusprosessi sähköiseen asianhallintaan siten, että se on käyttäjää ohjaava. Tutkimuksen tavoite oli helpottaa sähköisen asianhallinnan käyttöönottoa JAMKin opiskelijapalveluissa ja saada käyttöön uusi toimintatapa.
Tutkimusongelmana oli selvittää miten JAMKin nykyistä tutkintotodistushakemisprosessia olisi kehitettävä, jotta se toimisi osana sähköistä asiointia ja asianhallintaa. Lisäksi selvitettiin, miten eri yksiköiden tutkintotodistushakemuksen käsittelyprosessit eroavat toisistaan ja olisiko mahdollista luoda yksi yhteinen prosessi. Tutkimus tehtiin laadullisena case-tapaustutkimuksena. Tiedonkeruumenetelmänä tutkimuksessa toimi puolistrukturoitu sähköinen kyselylomake. Lisäksi aineistona käytettiin myös suoraa havainnointia ja asiaan liittyviä olemassa olevia kirjallisia aineistoja. Tutkimuskysely kohdistettiin todistushakemusprosessissa mukana oleville toimijoille. Kyselylomake toteutettiin osin kaikille yhteisillä kysymyksillä sekä osin erillisillä toimijakohtaisilla kysymyksillä.
Tutkimustulokset osoittivat, että tutkintotodistushakemusprosessin uudistamista pidettiin tärkeänä ja sähköisen asianhallinnan näkökulmasta se oli myös välttämätöntä. Tuloksena laadittiin prosessiku-vausehdotukset: tutkinto- ja pätevyyskoulutuksen antaminen (amk- ja yamk-tutkinnot), double degree -kaksoistutkinnon antaminen, lausunto suoritetuista opinnoista, ei-tutkintoon johtavan koulutuksen todistuksen antaminen, opinnäytetyön palauttaminen sekä avainten ja muun JAMKin omaisuuden palauttaminen valmistumisvaiheessa.
Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Jyväskylän ammattikorkeakoulun (JAMK) tutkintotodistushakemusprosessi sähköiseen asianhallintaan siten, että se on käyttäjää ohjaava. Tutkimuksen tavoite oli helpottaa sähköisen asianhallinnan käyttöönottoa JAMKin opiskelijapalveluissa ja saada käyttöön uusi toimintatapa.
Tutkimusongelmana oli selvittää miten JAMKin nykyistä tutkintotodistushakemisprosessia olisi kehitettävä, jotta se toimisi osana sähköistä asiointia ja asianhallintaa. Lisäksi selvitettiin, miten eri yksiköiden tutkintotodistushakemuksen käsittelyprosessit eroavat toisistaan ja olisiko mahdollista luoda yksi yhteinen prosessi. Tutkimus tehtiin laadullisena case-tapaustutkimuksena. Tiedonkeruumenetelmänä tutkimuksessa toimi puolistrukturoitu sähköinen kyselylomake. Lisäksi aineistona käytettiin myös suoraa havainnointia ja asiaan liittyviä olemassa olevia kirjallisia aineistoja. Tutkimuskysely kohdistettiin todistushakemusprosessissa mukana oleville toimijoille. Kyselylomake toteutettiin osin kaikille yhteisillä kysymyksillä sekä osin erillisillä toimijakohtaisilla kysymyksillä.
Tutkimustulokset osoittivat, että tutkintotodistushakemusprosessin uudistamista pidettiin tärkeänä ja sähköisen asianhallinnan näkökulmasta se oli myös välttämätöntä. Tuloksena laadittiin prosessiku-vausehdotukset: tutkinto- ja pätevyyskoulutuksen antaminen (amk- ja yamk-tutkinnot), double degree -kaksoistutkinnon antaminen, lausunto suoritetuista opinnoista, ei-tutkintoon johtavan koulutuksen todistuksen antaminen, opinnäytetyön palauttaminen sekä avainten ja muun JAMKin omaisuuden palauttaminen valmistumisvaiheessa.