Tapahtumajärjestämisen käsikirjan kehittäminen Kustavin tapahtumille

Abstract

Opinnäytetyön on tilannut Matkalla Kustavissa -hanke, jossa kehitetään Kustavin kunnan matkailuelinkeinon toimintaympäristöä. Opinnäytetyön kehittämistehtävänä oli tuottaa Kustavin tapahtumien järjestämisen tueksi tapahtumajärjestämisen käsikirja. Tapahtumajärjestämisen käsikirjalla tarkoitetaan opasta, josta löytyy tietoa tapahtumien suunnittelu-, toteutus- ja päättämisvaiheisiin kuuluvista tehtävistä. Käsikirjan tavoitteena on helpottaa, tehostaa ja ammattimaistaa Kustavin tapahtumatuotantoa.

Opinnäytetyö tukee kehittämishankkeen tavoitteita: Kustavi-brändin rakentamista ja kestävän kehityksen edistämistä. Opinnäytetyön raportissa selvitetään onnistuneen brändäyksen vaatimuksia, ja käsikirjassa tarjotaan esimerkkejä Kustavi-brändiin kuuluvien elementtien käyttömahdollisuuksista tapahtumien järjestämisen yhteydessä.

Kestävän kehityksen edistämiseksi opinnäytetyössä selvitetään ympäristövastuullisten tapahtumien järjestämismahdollisuuksia. Käsikirjassa tapahtumajärjestäjille osoitetaan ympäristövastuullisten toimien harjoittamisen taloudellisia hyötyjä sekä vastuullisuuden näkyväksi tuomisen markkinoinnillisia ja imagollisia hyötyjä.

Käsikirjan käyttäjäystävällisyys maksimoitiin haastattelemalla kustavilaisia tapahtumajärjestäjiä ja havainnoimalla kahta Kustavin yleisötapahtumaa. Menetelmien avulla selvitettiin, mitkä toiminnot tapahtumajärjestäjien keskuudessa koetaan haasteellisimmiksi ja mitkä kaipaavat kehitystä. Kyseiset toiminnot käsitellään käsikirjassa laajimmin, jotta käsikirja tarjoaa tapahtumien järjestäjille parhaan hyödyn.

Nykypäivänä asiakkaat odottavat yhä laadukkaampia, hyvin toimivia ja elämyksellisiä tapahtumia. Myös paikkakuntaimagon tulee olla kiinnostava ja oheispalveluiden laadukkaita, jotta tapahtumat houkuttelevat tulovirtoja tuovia ulkopaikkakuntalaisia. Tapahtumat ovat tärkeitä myös Kustaville, ja kehitetyn tapahtumajärjestämisen käsikirjan tavoitteena onkin auttaa Kustavin tapahtumia pysymään kehityksessä mukana.

The present bachelor’s thesis was commissioned by Matkalla Kustavissa project, which develops the services provided by the municipality of Kustavi in the field of travel and tourism. The objective of the thesis was to develop an organizer’s handbook to support the events in Kustavi. The aim of the handbook is to facilitate the organization process and make it more efficient and professional.

The focus of the handbook is on the objectives of the development project. The aims of the project are to strengthen the brand of Kustavi municipality and promote the sustainability of the Kustavi municipality and enterprises. The requirements for successful branding are discussed in the report section of the thesis and practical examples for using the elements of the Kustavi-brand are introduced in the handbook.

To promote the sustainable development in the events of Kustavi, the handbook as well as the report introduce different ways of organizing events in an environmentally friendly way. Event organizers can read about the economic advantages of environmentally friendly practises and also about how the image of an event can benefit from highlighting environmental aspects in event marketing.

To make the handbook as user-friendly as possible three event organizers in Kustavi were interviewed. In addition, two of the public events taking place in Kustavi were observed. The methods were used to find out which of the operations are the most difficult for the organizers and which need further development. In order to benefit the organizers in the best possible way, the operations in question are discussed in detail in the handbook.

Nowadays customers expect high quality events that are well-organized and memorable. It is also important that the image of Kustavi municipality is interesting and that the facilitating services are of good quality to attract the out-of-town guests. Out-of-town guests are the most valuable ones as they bring the best revenue both to the events and to Kustavi in general. The events are an important part of the life in Kustavi and the aim of the handbook is to help them keep up with the progress in the events field.