Development of internal communication : case Cosfim

Abstract

The goal for this thesis is to evaluate the status of the current internal communication in a small business Cosfim OY. The company is an agent to a global enterprise with multiple agents on different continents. The objective is to make a survey based on relevant theories. The final goal is to present the results and the thesis for the company as an example of how to evaluate internal communication.

The theoretical part discusses the everyday internal communication in the company between staff and management. The first part deals with the basics of communication. The second part handles basics of internal communication and management’s role in internal communication. As the final part of theory covers how internal communication could be evaluated and improved.

The goal of the empirical part was to evaluate the status of everyday internal communication at the company. The research method in this thesis was quantitative. Quantitative research method was selected for the study, as it tries to get information about people’s ideas and experiences. Inquiry was done for 11 members and all of them responded. Tables were made to present results and they were analysed based on the relevant theory in this thesis. The survey was made as an assignment to Cosfim.

Based on the results, the status of the internal communication is fairly good. However, there is room for improvement in general. The results brought up a few areas which should be improved. Management should consider doing individual feedback sessions on regular basis, which would give opportunity to give and receive feedback. Management should consider how to inform better about coming changes, visits at the company and the status of the company. Based on the results company continues to develop its internal communication with the resources available.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on arvioida sisäisen viestinnän tilaa pienessä yrityksessä Cosfim OY. Yritys toimii agenttina isolle maailmanlaajuiselle yritykselle, jolla on monta agenttia eri maanosassa. Tavoitteena oli tehdä kysely tässä työssä esiteltyjen teorioiden perusteella. Lopullisena tavoitteena on esittää tulokset ja opinnäytetyön yritykselle esimerkkinä siitä miten sisäisen viestinnän tilaa voidaan arvioida.

Teorian osuus on rajattu osiin jokapäiväiseen sisäisen viestintään yrityksen henkilökunnan ja johdon välillä. Ensimmäinen teorian osa käsittelee viestinnän perusteita ja toinen osa kuvaa erityisesti yrityksen johdon roolin sisäisessä viestinnässä. Teorian viimeinen osa antaa ehdotuksia miten sisäistä viestintä voidaan arvioida ja parantaa.

Empiirisen osan tavoitteena oli arvioida sisäisen viestinnän tilaa yrityksessä. Tässä tutkimuksessa käytettiin kvantitatiivista tutkimusmenetelmä. Kvantitatiivinen tutkimusmenetelmä valittiin tutkimukselle, sille se pyrkii saamaan tietoa ihmisten ideoista ja kokemuksista. Kysely tehtiin 11 henkilölle ja kaikki vastasivat kyselyyn. Kyselyn tulokset esitetään taulukoilla ja ne arvioitiin työssä esitetyn teorian perusteella. Tutkimus tehtiin toimeksiantona Cosfim:lle.

Vastausten perusteella sisäisen viestinnän tilaa on melko hyvä yrityksessä. Kuitenkin parannettava on yleisesti. Tuloksista ilmenee muutama alue joita tulisi parantaa. Johdon tulisi harkita henkilökohtaisten palautekeskustelujen järjestämistä säännöllisesti, jotka antaisivat mahdollisuuden palautteen antamiselle ja saamiselle. Johdon tulisi harkita miten voisi paremmin tiedottaa tulevista muutoksista, vierailuista yrityksestä ja yrityksen tilasta. Tulosten perusteella yritys jatkaa oman sisäisen viestinnän kehittämistä saatavilla olevilla resursseilla.