Sisäisen viestinnän kehittäminen henkilöstötutkimuksen avulla : Case Pohjola Vakuutus Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Pohjola Vakuutus Oy:n Tampereen toimipisteen sisäistä viestintää henkilöstötutkimuksen tulosten avulla, jotta sisäinen tieto ja osaaminen saataisiin henkilöstön ulottuville. Tarkoituksena oli analysoida Tampereen toimipisteen henkilöstötutkimus vuodelta 2012 ja löytää siitä toimintaan vaikuttavat kipupisteet. Tarkkailun kohteena oleva henkilöstötutkimus on Promenade Research Oy:n suorittama. Tässä opinnäytetyössä henkilöstötutkimus ja sen osa-alueet analysoitiin, tuloksia verrattiin muihin vastanneisiin ryhmiin ja niiden perusteella määriteltiin kehitysehdotuksia tulevia toimenpiteitä varten. Myös Tampereen Korvauspalveluiden neljältä tiiminvetäjältä kysyttiin sisäisen viestinnän toimivuudesta, ja heidän mielipiteitään hyödynnettiin loppupohdinnassa.

Pohjola Vakuutus Oy:n Tampereen Korvauspalvelut sai hyviä tuloksia henkilöstötutki-muksesta, vaikka jotkin osa-alueet olivatkin vertailuryhmiä huonompia. Erityisesti yleistä ilmapiiriä, työvälineitä ja työpaikan turvallisuutta kehuttiin. Puutteita löydettiin sisäisestä viestinnästä, tiedon liikkuvuudesta ja yhteistyöstä. Tutkimuksen analyysiosiosta käy ilmi, että työntekijät viihtyvät työpaikallaan, pitävät työkavereistaan ja kokevat arvostusta työyhteisössään. Myös esimiehestä ja hänen toimintatavoistaan pidetään. Eniten kehittämistä löytyi yleisesti ryhmien välisestä yhteistyöstä, työn organisointitavasta ja ajan riittävyydestä.

Tässä opinnäytetyössä lähdettiin kehittämään sisäisen viestinnän ja tietämyksen liikkuvuutta teoriatiedon ja tutkimuksen tulosten perusteella. Myös neljältä tiiminvetäjältä kysyttiin Korvauspalveluiden sisäisestä viestinnästä ja pyydettiin parannusehdotuksia sen kehittämiseksi. Parannusehdotuksissa huomioitiin erityisesti hiljaisen tietämyksen liikuttamisen ongelmat, sähköpostiviestinnän hyödyntäminen sisäisessä tiedottamisessa sekä oikean viestintäkanavan valitseminen. Toiminnan kehittämiseksi ehdotettiin, että hiljaisen tiedon siirtämisen helpottamiseksi luotaisiin palautejärjestelmä, joka houkuttaisi työntekijöitä luovuttamaan omia oivalluksiaan koko työyhteisön käyttöön. Samalla ehdotettiin, että sähköpostiviestintää vähennettäisiin selkeyden vuoksi ja tulevaisuudessa sähköpostiviestinnästä voitaisiin järjestää koulutuksia. Viestintäkanavan valinnan tärkeyttä myös painotettiin, sillä viestin tärkeys vaikuttaa valittuun kanavaan oleellisesti.

Tutkimuksen analysoidut tulokset ja kehitysehdotukset auttavat toimeksiantajayritystä kehittämään toimintaansa ja parantamaan työntekijöidensä tyytyväisyyttä.

The main goal in this thesis work was to develop internal communications in Pohjola Vakuutus Ltd in Tampere with the help of personnel research. The idea was to analyse personnel research done in the Korvauspalvelut department in the Tampere office of Pohjola Vakuutus Ltd, and find the negative key points in the department’s working methods. The personnel research was done in 2012 by Promenade Research Ltd. In this thesis work the research and its parts were analysed and the results for Pohjola Vakuutus Ltd’s Korvauspalvelut were compared with other groups that took part in this research. The final suggestions for the further development action were made based on this analysis. The four immediate supervisors of the working teams were also interviewed and their ideas used in the final suggestions.

Pohjola Vakuutus Ltd’s Korvauspalvelut in Tampere got good results from the personnel research, although on some issues the results weren’t as good as those for some other groups. Especially the general atmosphere, working equipment, and health and safety issues in Korvauspalvelut were praised. Shortcomings were found in the internal communications, dissemination of information, and group work. The analysis of the research shows that the employees enjoy themselves in their workplace, they like their co-workers and feel appreciation in their work community. They also like their supervisors and their operation models. Employees mostly wanted to develop the group work, organise their work better and improve the sufficiency of time during working hours.

In this thesis work I started to develop the effectiveness of internal communication and the dissemination of tacit knowledge from the theoretical point of view, and on the basis of the results of the personnel research. Also the four supervisors of the working teams concerned were interviewed about the internal communication in Korvauspalvelut. The supervisors were asked to make improvement proposals for the future. From these improvement proposals, three issues stood out: the problems with dissemination of tacit knowledge, problems in usage of email, and problems with picking the right information channel for different purposes. For the development, there were suggestions to create a rewarding system for sharing tacit knowledge. That would tempt the employees to give their own knowledge to others. At the same time, there were suggestions for minimising email usage to gain clarity in internal communications. There could also be training in email-communications in the future. It is also important to choose the right information channel for the message. The analysed results and the final suggestions will help this company to develop their operations and improve the well-being of their employees.