Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen tilitoimistoyrittäjän näkökulmasta

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, mitä tilitoimistoyrittäjän on huomioitava sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä. Tarkoituksena oli myös, että toimeksiantaja voi hyödyntää työstä saamiaan tietoja siirtymisprosessissaan ja toteuttaa siirtymisen parhaalla mahdollisella tavalla. Toimeksiantajana työssä oli eteläsavolainen pieni tilitoimisto, jonka ajatuksena on ollut taloushallinnon toimintojensa sähköistäminen. Opinnäytetyön tutkimusongelmana oli, mitä tilitoimistoyrittäjän on huomioitava sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä, ja miten siirtyminen vaikuttaa kustannuksiin.

Tutkimusmenetelmänä työssä käytettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää. Tutkimusaineisto kerättiin haastatteluilla, jotka toteutettiin syyskuussa 2013. Haastateltavina tutkimuksessa toimivat toimeksiantajatilitoimiston yrittäjä ja kahden jo sähköiseen taloushallintoon siirtyneen tilitoimiston yrittäjät. Kahdelle sähköistä taloushallintoa käyttävän tilitoimiston yrittäjille esitetyt kysymykset koskivat siirtymisprosessin onnistumista ja kustannusten muutoksia siirtymisen jälkeen. Toimeksiantajan haastattelukysymykset koskivat tilitoimiston nykytilannetta sekä mahdollisuuksia ja valmiuksia sähköiseen taloushallintoon siirtymiseen.

Tutkimustulosten mukaan sähköiseen taloushallintoon siirtyminen käsittää monia huomioitavia asioita. Eniten perehtymistä vaatii ohjelmiston valinta ja sen vaihdosprojekti. Esimerkiksi myös henkilöstön ja asiakkaitten suhtautuminen ovat tärkeitä asioita tilitoimistolle sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä. Joka tapauksessa lähes kaikki huomioitavat asiat ovat viime kädessä nimenomaan tilitoimistoyrittäjän vastuulla. Tulosten mukaan sähköisen taloushallinnon vaikutus kustannuksiin on yrityskohtaista. Esimerkiksi työn tehostumisesta aiheutuvat kustannussäästöt ovat yksilöllisiä. Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen aiheuttaa väistämättä yritykselle lisäkustannuksia, mutta myös merkittävät säästöt joidenkin menoerien kohdalla ovat mahdollisia.

The purpose of this bachelor’s thesis was to find out what an entrepreneur of an accounting firm should take into account when transferring to electronic accounting. The aim was also that the firm could take advantage of the information of the study and perform the transition to electronic accounting as well as possible. The case firm was a small company operating in the Etelä-Savo area and aiming at transferring to electronic accounting as soon as possible. Firstly, the study aimed at explaining what should be paid attention to when transferring to electronic accounting. Secondly, it aimed at surveying how the transition would influence the expenses.

The research method in this study was qualitative. The research material was collected by interviews which were carried out in September 2013. The interviewees were the case entrepreneur and two other entrepreneurs from accounting firms which were already using electronic accounting. They were asked questions about the success of their transition process and the changes in costs after the transition. The interview subjects with the case entrepreneur were the present situation in the company and the possibilities and the readiness for the transition to electronic accounting.

The study indicated that many details should be paid attention to when transferring to electronic accounting. The most significant issue was the software choice and the changing process. For example, the attitude of employees and customers was also important in the transition process. In any case, the entrepreneur was responsible for all of these issues. According to the results the effects of electronic accounting on costs were very specific depending on a company. The intensification of working may bring cost savings. In any case, transition to electronic accounting will cause additional costs for a company, but also significant cost savings will be possible in some expense items.