Kollaboraatiotyökalujen uudistus

Abstract

Yle on julkisen palvelun viestintäyhtiö, jonka tulee noudattaa hankinnoissaan Lakia julkisista hankinnoista. Yle oli päättänyt hankkia kollaboraatioratkaisunsa palveluna, ja koska kyseinen hankinta ylitti laissa mainitun palveluiden hankinnan kynnysarvon, se oli kilpailutettava julkisen hankintalain mukaisesti. Tähän hankintaan valittiin vaihtoehtoisista kilpailutusmenettelyistä käytettäväksi neuvottelumenettely.

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantoprojektina Ylelle 31.5.2013 - 1.11.2013 välisenä aikana. Tavoitteena oli kartoittaa eri vaihtoehdot, joilla kilpailutettava kollaboraatioratkaisu voidaan toteuttaa. Opinnäytetyö kuvaa julkisen hankintalain mukaisen neuvottelumenettelyprosessin vaiheita ja sen lopputuloksena on kilpailutettavan kollaboraatioratkaisun tarjouspyyntö. Neuvottelumenettelyn tarjouspyynnön jälkeiset vaiheet on rajattu opinnäytetyön ulkopuolelle. Toisena tavoitteena oli suunnitella Ylen tulevaisuuden intranetiä ja tuottaa vaatimuksia kollaboraatioratkaisun kilpailutuksen intranet-osuutta varten. Intranetin osuudesta on rajattu sen varsinainen toteutus opinnäytetyön ulkopuolelle.

Opinnäytetyö oli produktityyppinen suunnittelu- ja kehityshanke. Projektien tehtävät suunniteltiin etukäteen ja ne jaettiin projektikokouksissa eri henkilöille tehtäväksi tiettyyn päivään mennessä. Tämän jälkeen käytiin läpi syntynyttä dokumentaatiota ja sitä työstettiin lisää projektiryhmien yhteisissä työpajoissa. Kukin henkilö kävi myös itse läpi saatua kilpailutusmateriaalia, minkä jälkeen dokumentaatiota analysoitiin projektin yhteisissä työpajoissa. Syntyneestä dokumentaatiosta, produktista, on esimerkkejä raportissa ja sen liitteissä.

Neuvottelumenettely sopii hyvin käytettäväksi tämänkaltaisessa laajassa kokonaisuudessa, jossa hankinnan luonne ei mahdollista etukäteen tehtävää kokonaishinnoittelua. Tulevan hankinnan käyttäjiä ovat kaikki yleläiset ja ratkaisu tulee vaikuttamaan kaikkien elämään useita vuosia. Näin ollen hyvin keskeinen asia on saada mahdollisimman yksityiskohtainen kuva sitä, mitkä vaatimukset ja toiminnot sisältyvät tarjottuun hintaan. Täten tarjouspyynnön vaatimusten tekoon ja vertailuhinnan muodostamiseen on syytä kiinnittää erityistä huomiota. Tässä onnistuttiinkin hyvin siitä huolimatta, että kyseessä oli melko kompleksinen kokonaisuus.

Yle is Finland’s national public service broadcasting company and it is obliged to follow the Act on Public Contracts when purchasing services. The company had decided to purchase a solution for all the collaboration tools as a service. The costs of purchasing the service exceeded the amount specified in the law so Yle was obliged to make a public tender according to the law. There are several possibilities for the procedures for making the public tender of which the negotiated procedure was chosen in this case.

This thesis was made as a project for Yle between 31 May 2013 and 1 November 2013. The objective of this thesis was to clarify the possibilities for implementing the new collaboration tools. It describes the certain steps of the negotiated procedure to make it happen. The second objective was to design the future intranet for Yle and by that way produce requirements for the public tender concerning the intranet part of it. The result of this thesis is the public tender including the requirements for the intranet. The implementation of the intranet is not a part of this thesis.

This thesis was made as a product kind of project. The tasks were planned and given to each project team member beforehand in project meetings to be done by a certain date. After the documentation was done, it was analyzed and updated in workshops by the whole project group. Furthermore, all the materials received from the candidates were read by individuals and then the results were analyzed in project’s workshops. There are examples of the documentation in this thesis and its appendices.

Using the negotiated procedure was a good decision for this kind of large solution when it is impossible to know the total price of the solution beforehand. Without the negotiations that would not have been possible. All the personnel in Yle is going to use the new collaboration tools for several years so it is very important to get to know which features are included in the solution and its price when making the public tender. That is why it is very important to especially pay attention to how to describe the requirements and get the comparative price that enables the comparison of the different solutions of the tenders. The project succeeded very well in its goal although it was a rather complex entity overall.