Tahtoa välittää - keinoja ratkaista : Työnvälityksen tehostaminen työtarjousten määrää ja laatua parantamalla Pirkanmaan TE-toimistossa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tehostaa Pirkanmaan työ- ja elinkeinotoimiston työnvälitystoimintaa tuottamalla kehittämisehdotuksia työtarjousten määrän ja laadun parantamiseksi. Tarve kehittämistoimintaan tuli toimeksiantajalta. Työn tiedonhankintamenetelmä oli Pirkanmaan TE-toimiston henkilöstölle suunnattu kyselytutkimus. Työn teoreettinen viitekehys muodostui työ- ja elinkeinohallinnon strategisesta ja toiminnallisesta viitekehyksestä sisältäen TE-toimistojen palvelu-uudistukseen liittyvät keskeiset tavoitteet ja perusteet. Työssä on hyödynnetty strategisen kehittämisen välineitä.

Kyselyn tuloksista selvisi, että toimiston ydintehtävään, työnvälitykseen liittyvä työtarjoustoiminta on toimistossa varsin selkiytymätöntä. Työtarjousten tekemiseen liittyy paljon ristiriitaista tavoiteasetantaa, subjektiivisia näkemyksiä ja niihin perustuvia erilaisia työ- ja toimintatapoja. Toimiston eri palvelulinjojen, linjojen ryhmien ja eri asiantuntijoiden rooli työtarjouksiin liittyvissä tehtävissä on jäsentymätöntä, eikä toiminnalle ole asetettu selkeitä tehtävä- tai ryhmäkohtaisia tavoitteita. Työtarjouksiin liittyvä työprosessi on epäselvä, eikä siitä ole sovittu. Selkiytymätön toiminta aiheuttaa paljon lisätyötä, jonka johdosta tarjouksia jätetään tekemättä. Toimintaan sisältyy paljon määrittelemättömiä odotuksia, joilla on negatiivinen vaikutus henkilöstön hyvinvointiin ja jaksamiseen.

Keskeisimpinä johtopäätöksinä ja kehittämisehdotuksina esitetään, että Pirkanmaan TE-toimiston tulisi määritellä työtarjoustoimintaan liittyvät tavoitteet, roolit ja toimintaohjeet toimiston kaikkien palvelulinjojen, ryhmien ja eri asiantuntijoiden tehtäviin nähden. Asiaa tulisi tarkastella toimiston arvojen, vision ja toiminta-ajatuksen viitekehyksestä. Lisäksi tulisi huomioida TE-toimiston toiminnan ja palvelu-uudistuksen tavoitteet. Työtarjousten tekeminen tulisi saada osaksi selkeitä päivittäisiä työprosesseja. Tällöin tehtävään tulisi varattua myös sille kuuluva aika. Työtarjousten määrän ja laadun kehittämisen tulisi olla toimistossa jatkuva prosessi, ei yksittäinen kehittämistoimenpide. Työtarjouksiin liittyvien toimien vaikuttavuutta tulisi myös mitata.

The aim of this study was to optimize the employment service of Pirkanmaa Employment and Economic Development Office by producing development suggestions to improve the quantity and quality of job offers. The development work was commissioned by the client. The research method of the study was a survey to the personnel of Pirkanmaa Employment and Economic Development Office. The theoretical framework was formed by using the strategic and functional framework of the Employment and Economic Development Office administration, including the central goals and bases related to the Employment and Economic Development Office service reform. Mediums of strategic development have been utilized in the study.

Making job offers is a part of labour exchange, the key task of the Employment and Economic Development Office. Based on the results of the survey, the state of job offers is fairly confused. When it comes to making job offers, there are a great number of different courses of action that are based on contradictory goal setting and subjective viewpoints. In job offer related tasks, the roles between different service lines, groups inside the service lines and individual experts is unclear and there is not any clear task or group-related goal setting. The work process related to job offers is unclear and undefined. The unclear operations model causes a great deal of extra work and therefore job offers are being neglected. There are a great number of undefined expectations that have a negative impact on well-being and coping of the personnel.

As a conclusion and development suggestion it is proposed that Pirkanmaa Employment and Economic Development Office should define all the job offer related goals, roles and instructions in regard to the tasks of all the service lines, groups and individual experts. The matter should be observed in the framework of values, vision and business idea of the office. In addition, the goals of Employment and Economic Development Office operation and service reform should be taken into account. Making job offers should become a part of clear, daily work processes in those operations where it is func-tional. That way it would be possible to reserve enough time for the task. Developing the quality and quantity of job offers should be a continuous process, not an individual action. Also the effectiveness of job offer related actions should be measured.