Tapahtuman järjestäminen Case: Viidakkoseikkailu

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön aiheena on tapahtuman järjestäminen. Työn toimeksiantajana toimii Seikkailupuisto, joka on Turun kaupungin alainen lasten ja perheiden toimintakeskus. Opinnäytetyön tavoitteena on järjestää koko perheen vapaa-ajan tapahtuma Seikkailupuistossa.

Työn teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään projektityöskentelyä, sekä tapahtuman suunnittelua ja järjestämistä. Tapahtuman järjestäminen on aina projekti, sillä sen kesto, resurssit ja tavoite ovat selkeästi ennalta määriteltyjä. Tapahtuman suunnitteluun kuuluu tapahtuman lähtökohtien, kuten teeman, idean ja tavoitteen määrittely, tapahtumaprosessi, rahoitus- ja sponsorointikysymykset sekä markkinointi. Tapahtumaprosessiin kuuluu myös tapahtumapäivänä työskentely ja jälkitoimenpiteet. Opinnäytetyöni kirjallisessa osuudessa teoria ja toteutuksen esittely vuorottelevat.

Toiminnallisen osuuden tavoitteena on luoda sellainen tapahtuma, joka tarjoaa osallistujille mukavaa tekemistä ja iloista päivää yhdessä tekemisen merkeissä. Teemavaihtoehdoista valittiin viidakko ja tapahtuma sai nimen Viidakkoseikkailu. Viidakkoseikkailu-tapahtuma järjestettiin Seikkailupuistossa sunnuntaina 15.9.2013.

Tapahtuman ohjelmistossa oli mm. satuseikkailurata, viidakkopullan paistoa ja kasvomaalausta. Tapahtuman osallistui noin 50 lasta perheineen. Osallistujamäärä jäi täten melko pieneksi, mutta tapahtuma sai osallistujilta hyvää palautetta.

Syftet med detta examensarbete är att skapa ett evenemang. Som uppdragsgivare fungerar Äventyrsparken, som är ett aktivitetsområde i Kuppisparken i Åbo. Målgruppen för evenemanget är barnfamiljer och evenemanget kommer att arrangeras i Äventyrsparken under hösten 2013.

Den teoretiska referensramen består av projektarbete och evenemangsplanering. Evenemangsplaneringen handlar om planering, genomförande och eftermarknadsföring av ett lyckat evenemang. När man planerar ett evenemang ska man tänka på evenemangets syfte och tema. Dessutom ska evenemanget ha sponsorer och passande marknadsförings åtgärder.

På basen av detta teori har jag skapat evenemanget Viidakkoseikkailu, dvs. djungeläventyr. Syfte med evenemanget är att erbjuda en trevlig friluftsdag för barnfamiljer.

Evenemanget Viidakkoseikkailu arrangerades i Äventyrsparken på söndag 15.9.2013. Ungefär 50 barn med sina föräldrar tog del i evenemanget. På program var det bland annat ett sagaäventyr och djungelbulla i lägereld. Antal av deltagare var få, men enligt respons av deltagarna var evenemanget lyckad.

The aim of this Bachelor’s thesis is to create and organise an event in adventure park Seikkailupuisto. The adventure park is an activity center for children and their families and is located in Kupittaa park in Turku. The target group for the event is families with small children. The aim of the event is to offer an outdoors event for families to participate together.

The theory part of this thesis consists of event planning and project work. The process of an event is presented that includes reseaching, designing, planning, coordination and evaluation. When planning an event one should pay attension to deciding the theme and programm of the event. The theme should be based on the aim of the event. Any event also needs to be marketed in the appropriate way. Also, the acquisition of sponsors is required. The basics of project work, including project management and the stages of a project, are also presented.

As a result of this thesis the event Viidakkoseikkailu -the jungle adventure was created and held on Sunday the 15th of September 2013. About fifty children took part in the event. The program of the day consisted of among other things a fairytale adventure of a missing monkey and learning about first-aid skills. The amount of visitors was some what low, but the feedback from the visitors was all in all encouraging.