Sähköinen ostolaskuprosessi : kuvaus ja kehittämiskohteet case Stera Technologies Oy
Nyberg, Sanna (2013)
Nyberg, Sanna
Turun ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013111116816
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013111116816
Tiivistelmä
Tässä työssä käsitellään Stera Technologies Oy:n sähköistä ostolaskuprosessia. Erityisesti keskitytään tilauksellisten ostolaskujen käsittelyyn sähköisesti. Sähköinen laskujen käsittely on ollut käytössä jo muutaman vuoden ja tutkimuksen tarkoituksena onkin saada esiin ongelmakohdat sähköisessä laskujen käsittelyssä. Lisäksi ongelmiin etsitään ratkaisuja. Kehittämisehdotuksien taustalla käytetään hyväksi sekä haastateltavien että haastattelijan kokemuksia ostolaskujen käsittelystä.
Tutkimus suoritetaan haastattelemalla yrityksen ostolaskujen käsittelyyn osallistuvia henkilöitä. Näitä henkilöitä on yrityksessä yhteensä kuusi. Tutkimuksessa käytetään avointa haastattelua, jossa kysymykset ovat vapaamuotoisia ja niiden tarkoitus on ohjata keskustelua. Haastattelun tarkoitus on tuoda esille ostolaskujen käsittelyssä ilmenneet ongelmat ja antaa työntekijöille mahdollisuus kertoa kokemuksistaan ostolaskujen käsittelyssä. Avoin haastattelu antaa myös mahdollisuuden esittää lisäkysymyksiä haastateltaville.
Kehittämiskohteet jaetaan opinnäytetyössä Stera Technologies Oy:n henkilöstön toiminnasta johtuviin ongelmiin ja toimittajasta johtuviin ongelmiin. Lisäksi tutkimuksessa ilmenee järjestelmästä johtuvia ongelmia, joita käsitellään omana kokonaisuutenaan. Yrityksestä itsestään johtuvia ongelmia ovat esimerkiksi puutteelliset tiedot ostotilauksella sekä ostotilauksen virheellinen vastaanotto. Toimittajasta johtuvia ongelmia ovat esimerkiksi tilausvahvistuksien puute, joka on ongelma erityisesti alihankintayritysten kanssa. Yleisin järjestelmästä johtuva ongelma on järjestelmän kankeus, joka estää tiliöintien muuttamisen tilausvaiheessa sekä käsittelyvaiheessa. Lisäksi tutkimuksessa tulee esille, että käsittelijät haluaisivat hieman lisäkoulutusta järjestelmän käytöstä.
Kehittämisehdotuksia tutkimuksen pohjalta on koulutustilaisuudet laskujen käsittelijöille, joiden avulla olisi helppoa luoda myös uusi yhteinen toimintatapa laskujen käsittelyyn. Prosessia saadaan kehitettyä myös lisäämällä verkkolaskujen määrää. Laskujen sujuvaa liikkumista maksuun asti auttaisi se, että saapuvilla laskuilla olisi kaikki tarvittava informaatio. Ostolaskujen määrän säätely esimerkiksi koontilaskutuksen avulla on yksi keino pienentää saapuvaa ostolaskumassaa. Myös yrityksen työntekijöiden tietotaidon dokumentointi on yksi keino siirtää tietoa muille samaa työtä tekeville ja näin saada tehostettua ostolaskuprosessia.
Tutkimus suoritetaan haastattelemalla yrityksen ostolaskujen käsittelyyn osallistuvia henkilöitä. Näitä henkilöitä on yrityksessä yhteensä kuusi. Tutkimuksessa käytetään avointa haastattelua, jossa kysymykset ovat vapaamuotoisia ja niiden tarkoitus on ohjata keskustelua. Haastattelun tarkoitus on tuoda esille ostolaskujen käsittelyssä ilmenneet ongelmat ja antaa työntekijöille mahdollisuus kertoa kokemuksistaan ostolaskujen käsittelyssä. Avoin haastattelu antaa myös mahdollisuuden esittää lisäkysymyksiä haastateltaville.
Kehittämiskohteet jaetaan opinnäytetyössä Stera Technologies Oy:n henkilöstön toiminnasta johtuviin ongelmiin ja toimittajasta johtuviin ongelmiin. Lisäksi tutkimuksessa ilmenee järjestelmästä johtuvia ongelmia, joita käsitellään omana kokonaisuutenaan. Yrityksestä itsestään johtuvia ongelmia ovat esimerkiksi puutteelliset tiedot ostotilauksella sekä ostotilauksen virheellinen vastaanotto. Toimittajasta johtuvia ongelmia ovat esimerkiksi tilausvahvistuksien puute, joka on ongelma erityisesti alihankintayritysten kanssa. Yleisin järjestelmästä johtuva ongelma on järjestelmän kankeus, joka estää tiliöintien muuttamisen tilausvaiheessa sekä käsittelyvaiheessa. Lisäksi tutkimuksessa tulee esille, että käsittelijät haluaisivat hieman lisäkoulutusta järjestelmän käytöstä.
Kehittämisehdotuksia tutkimuksen pohjalta on koulutustilaisuudet laskujen käsittelijöille, joiden avulla olisi helppoa luoda myös uusi yhteinen toimintatapa laskujen käsittelyyn. Prosessia saadaan kehitettyä myös lisäämällä verkkolaskujen määrää. Laskujen sujuvaa liikkumista maksuun asti auttaisi se, että saapuvilla laskuilla olisi kaikki tarvittava informaatio. Ostolaskujen määrän säätely esimerkiksi koontilaskutuksen avulla on yksi keino pienentää saapuvaa ostolaskumassaa. Myös yrityksen työntekijöiden tietotaidon dokumentointi on yksi keino siirtää tietoa muille samaa työtä tekeville ja näin saada tehostettua ostolaskuprosessia.