Sähköinen ostolaskuprosessi : kuvaus ja kehittämiskohteet case Stera Technologies Oy

Abstract

Tässä työssä käsitellään Stera Technologies Oy:n sähköistä ostolaskuprosessia. Erityisesti keskitytään tilauksellisten ostolaskujen käsittelyyn sähköisesti. Sähköinen laskujen käsittely on ollut käytössä jo muutaman vuoden ja tutkimuksen tarkoituksena onkin saada esiin ongelmakohdat sähköisessä laskujen käsittelyssä. Lisäksi ongelmiin etsitään ratkaisuja. Kehittämisehdotuksien taustalla käytetään hyväksi sekä haastateltavien että haastattelijan kokemuksia ostolaskujen käsittelystä. Tutkimus suoritetaan haastattelemalla yrityksen ostolaskujen käsittelyyn osallistuvia henkilöitä. Näitä henkilöitä on yrityksessä yhteensä kuusi. Tutkimuksessa käytetään avointa haastattelua, jossa kysymykset ovat vapaamuotoisia ja niiden tarkoitus on ohjata keskustelua. Haastattelun tarkoitus on tuoda esille ostolaskujen käsittelyssä ilmenneet ongelmat ja antaa työntekijöille mahdollisuus kertoa kokemuksistaan ostolaskujen käsittelyssä. Avoin haastattelu antaa myös mahdollisuuden esittää lisäkysymyksiä haastateltaville. Kehittämiskohteet jaetaan opinnäytetyössä Stera Technologies Oy:n henkilöstön toiminnasta johtuviin ongelmiin ja toimittajasta johtuviin ongelmiin. Lisäksi tutkimuksessa ilmenee järjestelmästä johtuvia ongelmia, joita käsitellään omana kokonaisuutenaan. Yrityksestä itsestään johtuvia ongelmia ovat esimerkiksi puutteelliset tiedot ostotilauksella sekä ostotilauksen virheellinen vastaanotto. Toimittajasta johtuvia ongelmia ovat esimerkiksi tilausvahvistuksien puute, joka on ongelma erityisesti alihankintayritysten kanssa. Yleisin järjestelmästä johtuva ongelma on järjestelmän kankeus, joka estää tiliöintien muuttamisen tilausvaiheessa sekä käsittelyvaiheessa. Lisäksi tutkimuksessa tulee esille, että käsittelijät haluaisivat hieman lisäkoulutusta järjestelmän käytöstä. Kehittämisehdotuksia tutkimuksen pohjalta on koulutustilaisuudet laskujen käsittelijöille, joiden avulla olisi helppoa luoda myös uusi yhteinen toimintatapa laskujen käsittelyyn. Prosessia saadaan kehitettyä myös lisäämällä verkkolaskujen määrää. Laskujen sujuvaa liikkumista maksuun asti auttaisi se, että saapuvilla laskuilla olisi kaikki tarvittava informaatio. Ostolaskujen määrän säätely esimerkiksi koontilaskutuksen avulla on yksi keino pienentää saapuvaa ostolaskumassaa. Myös yrityksen työntekijöiden tietotaidon dokumentointi on yksi keino siirtää tietoa muille samaa työtä tekeville ja näin saada tehostettua ostolaskuprosessia.

This thesis deals with electronic invoice processes of Stera Technologies Ltd. Thesis is mainly focused on processes with invoices with order numbers. Electronic invoice processing has been in use for a couple of years already and this study’s purpose is to bring to light any problems in electronic invoice processing and to find solutions to those problems. Interviewer’s and interviewees’ experience of electronic invoice processing is used as a background for development proposals. Study is done by interviewing people taking part in electronic invoice processing, total of six people. Study was done by using an open-ended interview that has free-form questions which are used to give direction for the interview. Interview is used to bring up any problems regarding electronic invoice processing and to give an opportunity for the personnel to share their experiences of electronic invoice processing. Open-ended interview also gives an opportunity for the interviewer to ask follow-up questions from interviewees. Development targets are divided to ones that are resulting from the processes of Stera Tech-nology Ltd and to ones that are arising from the suppliers’ processes. In addition, the study revealed some system bottlenecks, which are treated as a separate entity. Problems arising from the processes of the company are for example lack of information on purchase orders and incorrect receiving of purchase order. Problems arising from the processes of supplier are for example lack of confirmation of orders, which is a big problem with subcontractors. Most common problem with the system is due to its stiffness that prevents changes made to accounting in both, order and processing stages. The study also revealed that invoice handlers would like some additional training in use of the system. Development proposals on the basis of the study are training sessions for the invoice handlers, that way it would also be easy to create a common way to handle the invoices. Process can also be improved by increasing the amount of electronic invoices and by improving the information in electronic invoices and by so making the process smoother for movement of the invoice until the payment. The volume of purchase invoices can be reduced by using summary invoices. In addition, documentation of employees’ know-how is one way to transfer knowledge to others engaged in the same tasks and thus improve the electronic invoice processes.