ArtsKidCanDo ry:n viestinnän nykytila ja kehittäminen

Abstract

Toimiva viestintä on perusedellytys toimivalle yhdistykselle. Hyvin toimiva keskinäinen viestintä edistää sisäisiä suhteita ja parantaa työntekijän sitoutumista työhönsä, luo yhteenkuuluvuuden tunnetta sekä kehittää ymmärrystä organisaation tarpeisiin kehittyä ja ennakoida ympäristön muutoksia. Kun viestintä toimii yhteisön sisällä, vaikuttaa se positiivisesti myös ulkoiseen viestintään ja tätä kautta yhdistyksen imagoon ja profiiliin.

Opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona hyväntekeväisyysyhdistys ArtsKidCanDo ry:lle ja sen tavoitteena oli selvittää yhdistyksen viestinnän nykytila: miten yhdistyksessä viestitään, mitkä ovat viestinnän tavoitteet ja kohtaavatko tavoitteet todellisuuden. Näiden tutkimustulosten perusteella myös haluttiin löytää toimivia kehitysehdotuksia viestinnän parantamiseen.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena kysely- ja haastattelututkimuksena. Kyselyn tavoitteena oli sidosryhmäanalyysin tavoin kartoittaa yhdistyksen aktiivisten tukijoiden tiedot, tarpeet ja asenteet yhdistystä kohtaan. Kysely lähetettiin 15 tukijalle ja siihen vastasi 9. Haastattelun avulla puolestaan haluttiin saada kokonaiskuva yhdistyksen viestinnästä ja tyytyväisyydestä siihen yhdistyksen hallituksen näkökulmasta. Haastattelut toteutettiin henkilökohtaisina teemahaastatteluina.

Tutkimuksen tuloksena saatiin kattava kuva yhdistyksen viestinnän nykytilasta. Kävi ilmi, että viestintä selkeästi kaipaa kehittämistä. Suurimpana ongelmana nähtiin viestinnän organisoimattomuus, kokousten vähyys sekä epäselvyys vastuualueista. Sidosryhmän silmissä yhdistyksen idea nähtiin erittäin positiivisesti, mutta näkyvyyttä sekä toiminnasta tiedottamista kaivattiin enemmän. Vuosikellon käyttöönotto helpottaisi tulevien asioiden ja niistä tiedottamisen ennakointia. Tämän avulla myös kokoukset ja niissä käsiteltävät asiat olisi helpompi suunnitella. Hallituksen jäsenille tulisi myös jakaa selkeät vastuualueet.

Functioning communication is one of the essential elements of an efficiently-operating organization. Well-functioning communication develops internal relationships and improves the commitment of an employee to their work. It creates a feeling of togetherness and develops an understanding for the need to improve, develop or foresee any changes in the environment. When communication works well inside an organization it also has positive impact on external communication. In this way it influences the organization’s image and profile.

The thesis was carried out as an assignment from the charity organization ArtsKidCanDo ry. Its goal was to investigate the state of the organization’s communication, i.e. how does the organization communicate, what are the goals of this communication and are the organization’s goals reached or not? The main goal of this research was to find effective developmental ideas for improving communication.

The research was carried out as a qualitative questionnaire and interview research. The aim of the questionnaire was to examine data regarding the needs and attitudes of the organization’s active sponsors. The questionnaire was sent to 15 sponsors and it was answered by 9. Interviews were used to gain an overall picture of the organization’s communication and to see how satisfied Board members were. The interviews were carried out as individual subject interviews.

The research resulted in a comprehensive picture of the present state of communication, and it appears that it needs quite a bit of improvement. The main problem areas were seen as unorganized communication, a shortage of meetings and confusion regarding specific areas of responsibility. The interest group saw the organization overall very positively, but it wished for more visibility and information. Some kind of annual planning would help in both communication and planning. This would also make meetings and their agendas easier to undertake. Board members should also have shared responsibility areas.