Prosessikuvauksien tekeminen Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen päällysteet ja merkinnät -yksikölle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tehdä prosessikuvaukset Espoo Kaupun-kitekniikka -liikelaitokseen kuuluvan päällysteet ja merkinnät -yksikön toiminnallisista pääprosesseista. Tekniikkana tähän päädyttiin käyttämään prosessikuvauksen kolmisivutekniikkaa, jossa prosessin perustiedot kootaan kansilehdeksi, laaditaan prosessikaavio sekä sanallinen kuvauksen prosessinkulusta. Espoon kaupungilla ei ollut käytössä menetelmää kuvausten tekoon, joten opinnäytetyön tekijä loi sellaisen. Työn toisena päämääränä oli saada tietoa prosessien toimivuudesta. Tämän johdosta kuvausprosessiin lisättiin prosessin analysointia käsittelevä osa-alue, josta saatavat tiedot toimivat prosessien ylläpito- ja kehitystyön pohjana. Kuvattavia prosesseja kertyi kaikkiaan 19, eikä opinnäytetyön puitteissa kaikista prosessikuvauksista pystytty tekemään yhtä syvällisiä. Luotu kuvausmenetelmä osoittautui toimivaksi ja se teki mittavasta kuvaustyöstä hallittavan kokonaisuuden.

Jotta prosessiajattelu ja -työskentely jalkautuisivat liikelaitoksen toimintaan, prosessikuvaukset tulisi saada implementoitua jokapäiväiseen työntekoon. Prosessikaavioihin on mahdollista liittää tarpeellisia dokumentteja suorittavaa työtä tukemaan ja yksi mahdollisuus olisi prosessikuvauksien käyttö kentällä tablettitietokoneen välityksellä. Tämä edesauttaisi prosessikuvausten hyödyntämisen muodostumista osaksi jokapäiväistä tekemistä, eivätkä kuvaukset uppoaisi tiedostojen syövereihin.

Liikelaitokseen kuuluu hyvin monen eri alan tehtävänkuvia. Jotta liikelaitoksen toimia voitaisiin tuloksellisesti tehostaa, olisi kaikkien eri osastojen toimet oltava kuvattuna ja analysoituna. Tässä työssä tehdyt yhden osaston prosessikuvaukset ovat vasta kokonaistyön päänavaus. Nähtäväksi jää, pystytäänkö tehtävään osoittamaan riittävät resurssit.

The aim of this thesis was to make process descriptions of the main processes for the Espoo Public Works, Pavements and Marking unit. The technique used was the three-by-block technique where the basic data of the process is summarized as a cover, a process chart and an explanation. The city of Espoo did not have a method for these process descriptions, and hence the author of this study created one. Another objective of this project was to gain infor-mation on the functionality of the processes. Because of this a section which deals with analysing the processes was added to the process description. This information will form the basis for the sustenance and development work of processes. There were all in all 19 processes described but not all the process descriptions were equally thorough. The description method used proved to function well and it made the massive description work manageable as a whole.

For process thinking and workflow to become applied for the use of the Es-poo Public Works, the process descriptions should be implemented into the daily work of the unit. It is possible to add necessary documents to the pro-cess charts to support operations and one possibility would be to use the pro-cess descriptions in the field via a tablet computer. This would tie process de-scriptions into the day-to-day work of the employees, and the descriptions would not get lost into the multitude of files.

There are many different tasks within the Espoo Public Works. For the opera-tions of the commercial enterprise to become optimized, all the tasks of dif-ferent departments should be described and analyzed. The process descrip-tions of one unit illustrated in this study are just a start. It remains to be seen whether there are enough resources for the complete work.