Kirjaamishakemusten sisältövaatimukset ja laadunseuranta : Pirkanmaan-Satakunnan maanmittaustoimisto

Abstract

Kirjaamishakemusten laatua on pyritty parantamaan Pirkanmaan-Satakunnan maanmittaustoimistossa. Kirjaaminen perustuu hakijan laatimaan hakemukseen ja sen liiteasiakirjoihin. Laadukkaammat hakemukset tehostavat kirjaamisasioiden ratkaisutyötä ja lyhentävät hakemusten käsittelyaikoja. Hakemuksissa on kuitenkin ilmennyt varsin usein puutteita, jotka estävät välittömän kirjaamisen lainhuuto- ja kiinnitysrekisteriin. Maanmittaustoimistoissa onkin kiinnitetty viime vuosina erityistä huomiota hakemusten laatuun ja tehty työtä laadun parantamiseksi. Työn tulosten arvioimiseksi hakemusten laatua päätettiin tutkia laadunseurantatutkimuksella, jotta saataisiin tietoa hakemusten tämän hetkisestä laadusta ja laadun kehityksestä.

Tämän opinnäytetyön teoriaosuudessa on käyty läpi kirjaamishakemusten yleisiä sisältövaatimuksia ja tarvittavia liiteasiakirjoja. Osana opinnäytetyötä toteutettiin Pirkanmaan-Satakunnan maanmittaustoimistossa hakemusten laadunseurantatutkimus, jossa kerättiin tarkempaa tietoa hakemusten määrällisistä ja laadullisista puutteista kahden viikon seurantajakson aikana. Saatuja tuloksia verrattiin puolitoista vuotta aiemmin toteutetun laadunseurantatutkimuksen tuloksiin, jonka perusteella saatiin tietoa hakemusten laadun kehityksestä.

Tutkimus osoitti kirjaamishakemusten laadun parantuneen edelliseen tutkimusjaksoon verrattuna. Erityisesti lainhuutohakemusten laatu on parantunut, mikä heijastuu suoraan kirjaamisasioita ratkaisevien henkilöiden työhön niiden suuren määrän vuoksi. Tutkimuksessa kerättiin myös hakija- ja asiamieskohtaisia tuloksia, jotta puutteisiin voidaan puuttua hakijakohtaisella tasolla. Tässä opinnäytetyössä asiamieskohtaisia tuloksia ei käydä yksityiskohtaisesti läpi. Liiteasiakirjat 3 ja 5 sisältävät hakija- ja asiamieskohtaisia tuloksia, jotka ovat luottamuksellisia.

Tutkimus osoitti hakemusten laadun eteen tehdyn työn kannattavuuden. Tutkimus myös osoitti, että hakemuksissa esiintyy edelleen varsin paljon virheitä. Sidosryhmäyhteistyötä ja työtä hakemusten laadun parantamiseksi on siten edelleen syytä jatkaa. Tutkimuksessa saatuja tuloksia tullaankin hyödyntämään maanmittaustoimiston tulevissa sidos-ryhmätapaamisissa.

Pirkanmaa-Satakunta District Survey Office has tried to upgrade the quality of incoming registration applications. Registration is based on the claimant’s application which includes the application form and the enclosures. A high-quality application results in prompt solution and is therefore more effective for the whole process. However, applications are quite often defective so they cannot be registered into the title and mortgage register immediately. District Survey Office has tried to improve the quality of the in-coming registration applications by intensifying its cooperation with the most important interest groups that submit the registration applications. In order to evaluate the results of the work Pirkanmaa-Satakunta District Survey Office decided to carry out a new quality control survey of incoming applications.

The theoretical part of this thesis gives basic information on the requirements of registration applications and their enclosures. Part of this thesis was implemented as a quality control survey which gives quantitative and qualitative information on the defects in the applications. The results were compared to the results of an equivalent survey accomplished in May 2012. The results thus also give information on the development of the quality of applications.

The survey showed that the quality of the applications has improved in the past 18 months. Particularly, the quality of title applications has improved. The number of title applications is so big that the improvement has an immediate effect on the whole registration process. The survey also gave detailed information on where the inadequate applications came from but that information is confidential and is therefore not published in this thesis. Appendices 3 and 5 of this thesis are classified, because they include confidential information.

This thesis showed that the work done by District Survey Office has been worth doing. The survey, however, revealed that there still are many defective applications. Cooperation with the interest groups is therefore still worth pursuing. The results of the survey will be exploited in the future meetings between Pirkanmaa-Satakunta District Survey Office and its interest groups.