Toiminnanohjausjärjestelmän päivittäminen : Case: Microsoft Dynamics AX

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, mitkä ovat tyypillisimmät syyt toiminnanohjausjärjestelmien päivitysprojektien epäonnistumisille ja miten epäonnistumisia voitaisiin välttää. Toiminnanohjausjärjestelmien päivitysprojektien haasteita ja ongelmia käsiteltiin teoriaosuudessa rajaamatta aihetta mihinkään tiettyyn toiminnanohjausjärjestelmään. Haastattelut rajattiin kuitenkin koskemaan vain Microsoft Dynamics AX toiminnanohjausjärjestelmää.

Tutkimuksessa käytettiin kvalitatiivista eli laadullista menetelmää. Se toteutettiin haastattelemalla pitkään Microsoft Dynamics AX toiminnanohjausjärjestelmän parissa työskennelleitä ihmisiä. Haastatellut edustivat järjestelmätoimittajan tai -valmistajan puolta. Kaikkien kanssa sovittiin yksilölliset haastattelut ja heille toimitettiin haastattelukysymykset etukäteen tutustuttavaksi. Haastateltavat saivat kuitenkin vapaasti kertoa kokemuksistaan ja käsityksistään kysymysten toimiessa vain runkona.

Haastateltavat kuvasivat omien kokemustensa pohjalta useita syitä, miksi toiminnanohjausjärjestelmien päivitysprojektit epäonnistuvat tai onnistuvat. Mielenkiintoista oli se, että tässä kohtaa sekä teoria että käytäntö kohtasivat hyvin, joskin ulkopuolisen projektipäällikön käyttämisessä oli eroa haastateltavien mielipiteiden ja aikaisempien julkaisujen välillä. Päivitysprojektien epäonnistumisten seurauksista usea haastateltava nosti esiin liikevaihdon menetyksen, kun tilauksia ei saada toimitettua eikä laskuja lähetettyä. Järjestelmämuutosten päivittämisessä ja siirtämisessä pidettiin tärkeänä kokonaisuuden hallintaa sekä toiminnallisesti että kustannuksellisesti.

Tutkimuksessa onnistuttiin kartoittamaan runsaasti erilaisia syitä päivitysprojektien epäonnistumisille. Toisaalta löydettiin paljon keinoja, joilla epäonnistumisia voitaisiin välttää.

Toiminnanohjausjärjestelmiä päivitetään jatkuvasti ja valitettavan usein päivitysprojektit epäonnistuvat. Yrityksissä onkin tarve saada selkeitä ohjeita ja suosituksia parhaista käytännöistä toiminnanohjausjärjestelmien päivittämiseen. Tutkimuksessa annetaankin ohjeita ja neuvoja päivitysprojektien onnistumisen edistämiseksi ja karikkojen välttämiseksi.

The goal of this Bachelor’s thesis was to find out the most typical reasons for ERP systems upgrade projects to fail and how failures could be avoided. The challenges and problems of ERP systems upgrade projects were addressed without limiting them to any specific ERP system. The interviews though were limited only to Microsoft Dynamics AX ERP system.

Qualitative research method was used in this thesis. The study was carried out by in-terviewing people that had a long career with Microsoft Dynamics AX ERP system. The interviewees worked either for Microsoft or for partners delivering ERP systems. All interviews were conducted individually and the interviewees were given interview questions in advance. The interviewees were allowed freely to express their views and experiences while questions worked only as a framework.

The interviewees gave several reasons for why ERP system upgrade projects fail or succeed based on their own experience. Interesting part here was that both the theory and practice met very well, although there were differences between interviewee opinions and previous publications regarding usage of an outsourced project manager. As regards upgrade project failures, many of the interviewees brought up loss of revenue, inability to deliver orders and inability to send invoices. Taking both functionally and cost- wise overall picture into account was considered crucial when upgrading or transferring system modifications.

This study succeeded in finding several different reasons for why upgrade projects fail and also discovered plenty of ways to avoid failures.

ERP systems are constantly upgraded and unfortunately quite often they fail. Companies have a demand for clear instructions and recommendations for best practices to upgrade ERP projects. This study tries to meet that demand and gives several instructions and guidelines to help manage upgrade projects successfully and to avoid pitfalls.