Kieku-tietojärjestelmän prosessien ja toimintatapojen yhdenmukaistaminen ja tuottavuus

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää miten valtion yhteinen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä Kieku on yhdenmukaistanut talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseja ja toimintatapoja. Lisäksi tutkittiin onko toimintatapojen muutoksella saavutettu tuottavuushyötyjä virastoissa, joissa tietojärjestelmä oli ollut käytössä ennen vuotta 2013.

Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien ja toimintatapojen toteutumista ja käytettävyyttä selvitettiin Kieku-tietojärjestelmän ensimmäisenä käyttöön ottaneiden seitsemän viraston näkökulmasta. Tutkimus tehtiin Maahanmuuttovirastolle, Palkeille (valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus), Pelastusopistolle, Suomen Akatemialle, Valtiokonttorille, valtiovarainministeriölle ja Verohallinnolle.

Teoreettinen viitekehys laadittiin talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseihin, järjestelmäintegraation ja julkisen hallinnon tuottavuuden arviointiin liittyvän kirjallisuuden avulla. Empiriaosuudessa tutkittiin Kieku-tietojärjestelmän käyttöönottoa, käyttäjäkokemuksia ja järjestelmän hyödyllisyyttä kohdevirastoissa. Käyttöönoton onnistumista arvioitiin loppukäyttäjien näkökulmasta. Tutkimusmenetelmänä oli kvantitatiivinen tutkimus ja se toteutettiin verkossa Webropol-työkalua apuna käyttäen suorakyselynä valitulle tutkimusjoukolle. Kyselylomake sisälsi myös avoimia kysymyksiä.

Vastaajat pitivät tietojärjestelmää vielä keskeneräisenä. Sen toiminnallisuutta pitäisi varmentaa ja järjestelmää kehittää käyttäjäystävällisemmäksi. Kieku ei käyttäjien vastausten mukaan ole ainakaan vielä lisännyt tuottavuutta talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseissa. Päinvastoin järjestelmän todettiin jopa lisänneen työvaiheita ja –tehtäviä. Käyttäjätyytyväisyyden ja käyttöönoton onnistumisen osalta järjestelmä sai välttäviä arvosanoja. Kehittämisehdotuksina olivat muun muassa tietojärjestelmän portaalin ja raportoinnin parantaminen sekä paperiprosesseista eroon pääseminen. Lisäksi toivottiin loppukäyttäjien mielipiteiden ja kokemusten kuulemista jatkokehitystyössä. Positiivisena kuitenkin pidettiin sitä, että Kiekussa toiminnot ovat samassa portaalissa. Esimiesasemassa olevat suhtautuivat järjestelmään myönteisimmin.

The aim of the study was to determine how the state’s common financial and personnel administration information system Kieku has aligned its financial and HR management processes and practices. Also examined was whether productivity gains have been achieved by changes in procedures in the offices where the information system had been in use before 2013.

Both the implementation and usability of the financial and HR management processes and practices were studied from the perspective of the offices which have first adopted Kieku. The study was conducted with the Finnish Immigration Service, the Finnish Government Shared Services Centre for Finance and HR, the Emergency Services College, the Academy of Finland, the State Treasury, Ministry of Finance and the Tax Administration.

The theoretical framework was drawn up with the aid of literature regarding the financial and HR processes, system integrations, and the evaluation of the productivity of public administration. In the empirical study, the system’s introduction, the user experiences and the system’s utilities were examined in the target offices. The success of the introduction was evaluated from the end-user’s point of view. The research method was a quantitative study, which was carried out as a direct inquiry using the Webropol online tool for the selected research group. The questionnaire also included open-ended questions.

Respondents considered the information system still incomplete. Its functionality should be verified and it should be developed to be more user-friendly. According to the answers Kieku has not yet at least increased the productivity of the economic and HR management processes. Contrary to the aims, the system was even said to have increased the phases and tasks. For user satisfaction and the successful introduction of the system, under average grades were given. The development proposals were, inter alia, the improvement of the portal and reporting, as well as getting rid of the paper. In addition, end-users opinions and experiences should be considered for further development. On the positive side, the fact that all functions are in the same portal was seen as a plus. Managers and supervisors had the most positive attitude to the system.