Ostolasku kirjanpidon tositteena ja sen sähköinen arkistointi

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona. Toimeksiantajaa kutsutaan työssä kohdeyritykseksi. Kohdeyrityksessä on meneillään laajat järjestelmä- ja liiketoimintahankkeet, jonka yhteydessä liiketoimintaprosessit, myös talouden puolelta uudistuvat suurelta osalta. Työn tavoite oli käydä läpi lain mukaiset vaatimukset kirjanpidon tositteelle sekä sen merkinnöille, ja keskittyä tavaraostolaskuprosessin kuvaukseen keskittyen arkistointiin.

Alkuun työssä läpikäydään kirjanpitolain ja kirjanpitolautakunnan mukaiset talouden tositteet, niille asetetut vaatimukset sisällöllisesti, kuin myös niiden merkitseminen sekä arkistointi. Työssä käydään läpi taloushallinnon arkistoinnin lainsäädännölliset vaatimukset yleisesti, jonka jälkeen keskitytään sähköisen arkistoinnin vaatimuksiin ja toteuttamiseen. Työssä arvioidaan myös mahdollisia tunnistettuja haasteita paperi- ja sähköisen arkistoinnin välillä.

Työssä läpikäydään ostolaskujen prosessi kokonaisuudessaan. Ostolaskuista käydään läpi tämän hetken ostolaskujen kaikki eri välitysmuodot, millä ostolaskuja on mahdollista yritysten vastaanottaa. Ostolaskujen dokumentaatio käydään läpi, sekä myös ostolaskujen arkistoinnin määrittely. Opinnäytetyö on rajattu koskemaan kirjanpitolain mukaisia tositteita ja niiden merkintöjä yleisesti, sekä tarkemmin esittelemään tavaraostolaskuprosessin kulku aina sähköiseen arkistointiin asti.

Työn tarkoitus oli varmistaa toimeksiantajalle, että tavaraostolaskujen arkistointiin oli tulossa kirjanpitolainsäädännön ja muiden määrittelyjen mukaan hyväksytty arkistointiratkaisu.

This thesis was commissioned by a certain target company, which is also the term that is used to refer to the company in this thesis. In this specific target company, large-scale system changes and business projects are in progress, and also most financial systems will be renewed. The objective of this thesis was to go through the legal requirements for a financial document and its essential data items, focusing on the purchase invoice process, especially archiving.

The thesis first explains what the bookkeeping act and accounting board define as a financial document, and what requirements there are for the content, identification data, and archiving of such a document. Next, the legislative requirements for financial archiving in general are presented, followed by a description of the requirements for electronic archiving and how it should be carried out. Possible challenges in both paperbased and electronic archiving are also dealt with.

This thesis covers the whole process of dealing with purchase invoices. All different transmission methods by which a company can receive purchase invoices are explained. All purchase invoice documentation is defined and also the specification of purchase invoice archiving. The scope of the thesis is limited to coverage of financial documents and their identification data as specified in the bookkeeping act in general, and also presents the entire purchase invoice process up to and including electronic archiving.

The purpose of this thesis was to assure the target company that the solution planned for purchase invoice archiving in the company is approved by the bookkeeping act and other specifications.