Tilinpäätösohjeistuksen laadinta tili- ja isännöintitoimiston kirjanpitoasiakkaille

Abstract

Työn päätavoitteena oli helpottaa tili- ja isännöintitoimiston kirjanpitoasiakkaiden tilinpäätösten laatimista. Työn tavoitteena oli myös parantaa entisestään asiakasyritysten tilinpäätösten oikeellisuutta. Lisäksi tavoitteena oli kertoa asiakkaille vaikeista kirjanpidon asioista. Työn aihe lähti huomiosta, että monet tilinpäätökseen liittyvät asiat olivat asiakkaille vaikeita. Kirjanpitäjien työaikaa kului asioiden selittämiseen asiakkaille ja asiakkaiden toiminnasta johtuneiden virheiden korjaamiseen.

Työn tarkoituksena oli laatia tilinpäätösohjeistus kirjanpitoasiakkaille. Ohjeistuksessa on kolme osaa. Ohjeistuksen alussa kerrotaan yleisiä asioita tilinpäätöksestä. Yleisten asioiden jälkeen ohjeistuksessa kerrotaan yksittäisistä tilinpäätöksen laadintaan liittyvistä asioista. Näitä asioita ovat muun muassa varaston inventointi, keskeneräisten töiden arvostaminen, myyntien ja ostojen jaksottaminen, pysyvien vastaavien poistot, tutkimus- ja kehittämismenot, luottotappiot ja yrityksen vastuusitoumukset. Tilinpäätösohjeistuksen kolmannessa osassa kerrotaan tilinpäätöksen laadinnan jälkeisistä toimista, kuten tilinpäätöksen allekirjoittamisesta ja julkistamisesta sekä kirjanpitoaineiston säilyttämisestä. Ohjeistuksen liitteenä on tilinpäätöksen aikajana. Ohjeistukseen kuuluu myös yhteenveto tilitoimistoon toimitettavista tositteista. Ohjeistus lähetetään asiakkaille aluksi paperilla, mutta tulevaisuudessa se on tarkoitus lähettää sähköisesti.

Työn teoreettisena viitekehyksenä olivat kirjanpitolain säädökset ja hyvä kirjanpitotapa. Erityisesti työn viitekehyksenä oli kirjanpitolain viidennen luvun arvostus- ja jaksotussäädökset. Ohjeistukseen valittuihin asioihin vaikuttivat toimeksiantajan toiveet ja omat kokemukset. Ohjeistukseen valittiin pääasiassa asioita, jotka liittyvät kaikkiin yhtiömuotoihin. Työstä jätettiin pois verotukseen ja konsernitilinpäätökseen liittyvät asiat. Lisäksi työhön valituissa asioissa huomioitiin se, että ohjeistus on suunnattu asiakkaille. Ohjeistuksessa kerrottiin erityisesti niistä asioista, joissa asiakkaiden oma toiminta on ratkaisevaa, jotta tilinpäätös olisi oikeellinen. Sen sijaan ohjeistuksessa ja työssä ei kerrottu kirjausten tekemisestä.

Ohjeistusta ei vielä lähetetty asiakkaille, joten ei tiedetä, täyttyikö työn tavoite tilinpäätösten laatimisen helpottamisesta. Tavoite kertoa vaikeista asioista asiakkaille täyttyi. Ohjeistus laadittiin kirjanpitolain ja hyvän kirjanpitotavan mukaan. Jotta asiakasyritysten tilinpäätösten oikeellisuus paranee, ohjeistusta on noudatettava. Ohjeistusta on tarkoitus käyttää usean vuoden ajan tili- ja isännöintitoimistossa. Ohjeistusta voi myös laajentaa lisäämällä siihen esimerkiksi verotuksesta kertovan osuuden.

The main objective of this thesis was to simplify the process of balancing customers’ books in an accounting and property management firm. Another objective was to improve the accuracy of the customers’ financial statements. A further aim was to explain to the customers difficult issues relating to financial statements. The idea for this thesis originated from the observation that many issues relating to financial statements are difficult for customers to understand. It takes time for the firm’s accountants to explain certain matters to the customers and correct mistakes arising from customers’ misunderstanding.

The goal of this thesis was to compile a set of financial statement instructions for the customers. The instructions fall into three parts. The first part deals with the financial statement at a general level. The second part describes the separate items which are included in balancing the books, such as, inventory, work in progress, accrual of sales and purchases, depreciations, development expenses, credit losses and liabilities. The third part of the instructions deal with duties which must be done after compiling the financial statement, for instance signing and announcing the financial statement. A timeline for the financial statement is included as an appendix to the instructions. A checklist of documents which the customers have to deliver to the accounting company is also included. The instructions will be sent to the customers on paper at first, but in future the instructions will be sent electronically.

The theoretical framework of the thesis was based on the Bookkeeping Act and sound accounting procedure. Of particular importance to the theoretical framework was the fifth chapter of the Bookkeeping Act, which covers valuation and accrual. The issues explained in the instructions were selected based on the writer’s own knowledge and the wishes of the accounting company. They are mainly issues which concern companies of all types. The issues were selected according to their relevance for customers; therefore the process for making entries, for instance, is not explained.

As the instructions have not yet been sent to the customers, it is not known if the objective of simplifying balancing the books has been fulfilled. The aim of explaining difficult matters to customers was realised. The instructions were compiled on the basis of the Bookkeeping Act and sound accounting procedure. If the customers follow the instructions, the accuracy of the financial statement will improve. These instructions should be valid for several years. It is also possible to widen their scope, for example by including a section on taxation.