Visma Econet Pro – kirjanpito-ohjelman perehdytysopas tilitoimistolle

Abstract

Tein opinnäytetyön toimeksiantona työnantajalleni, Varsinais-Suomessa vuonna 2009 perustetulle Tilitoimisto X Oy:lle. Työn tavoitteena oli saada tilitoimistollemme kirjallinen perehdytysopas kirjanpito-ohjelma Visma Econet Pro:n kuukausittaiseen käyttöön. Oppaassa käsitellään koko kirjanpidon prosessi alkaen ohjelmaan kirjautumisesta kausiveroilmoituksen lähettämiseen ja asiakaspalautteessa tarvittavien raporttien luomiseen. Loppuosassa esitellään tavallisia asetuksia ja muita hyödyllisiä toimintoja.

Tämä on toiminnallinen opinnäytetyö. Teoriaosuudessa tarkastellaan perehdytykseen liittyvää lainsäädäntöä, perehdytyksen merkitystä ja tavoitteita sekä erilaisia perehdyttämisen malleja. Lisäksi tarkastellaan, mitä hyötyä onnistunut perehdytys tuo yritykselle ja mitä haittoja yritykselle aiheutuu epäonnistuneesta perehdytyksestä. Loppuosassa kerrotaan yleistä tietoa taloushallintojärjestelmästä Visma Econet Pro:sta ja sen ohjelman osista sekä tarkastellaan Tilitoimisto X Oy:n edellistä ja nykyistä kirjanpito-ohjelmaa. Toteutettujen henkilökunnan haastattelujen pohjalta on saatu hyvää kuvaa edellisen ja nykyisen kirjanpito-ohjelmien hyvistä ja huonoista puolista.

Perehdytysoppaan myötä tilitoimistomme voi säästää kustannuksissa, sillä tulokkaan ei enää tarvitse kirjoittaa itselleen muistiin koko kirjanpitoprosessia. Kaikki tarvittava tieto löytyy oppaasta, jonne voi toki halutessaan tehdä omia lisäyksiä. Perehdytysoppaasta on hyötyä talossa jo olleillekin työntekijöille, siitä voi tarkistaa sellaisten asetuksien säätöä, joita ei käytetä päivittäin. Laatimani opas otetaan käyttöön, ja sen tarkoituksena on tukea tulokkaan itsenäistä työskentelyä.

The present bachelor’s thesis was commissioned by an accounting company, which was established in 2009 and is located in southwestern Finland. The aim of this thesis was to compile a written manual for the accounting program Visma Econet Pro for monthly use. The manual covers the whole accounting process from logging in program and sending periodic tax returns to creating reports needed for customer feedback. The final section of the manual presents ordinary settings and other useful functions.

This is a functional thesis. The theoretical part of the thesis discusses the legislation related with the new employee orientation, the importance and goals of the orientation as well as various models for carrying out the orientation process. In addition, the theory section discusses the benefits a successful orientation brings to the company and the disadvantages an insufficient orientation can inflict. The final section of theoretical part gives general information about the financial management system Visma Econet Pro and about the parts of the program. This section also discusses the accounting company’s previous and current accounting programs. The pros and cons of the previous and current accounting programs where studied by conducting staff interviews, which gave a good understanding of the situation.

The manual gives the accounting company a possibility to save on costs, because a newcomer does not anymore need to write down all the details related with the accounting process. All necessary information is found in the manual where all users can make their own notes. The manual is also useful for the existing employees who can check the adjustments of various settings, which are not used daily. The manual will be taken into use and its purpose is to support the newcomer’s independent work.