Opas hankkeita ja projekteja suunnitteleville ja niissä toimiville henkilöille Rahoittajan ja Forssan kaupungin ohjeiden noudattaminen

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli projekti- ja hanketoiminnan hallinnon tehtävien selkiyttäminen Forssan kaupunkiorganisaatiossa. Projekti- tai hanke on organisaatiossa käytettävä nimitys toimintatavasta, jota yleisesti rahoitetaan avustuksen turvin.

Työlle oli organisaatiossa selvä tarve, koska projektien hallinto ei ole tehtyjen havaintojen perusteella sujunut ongelmitta. Lopputuloksena tuotettiin organisaation käyttöön projektiopas, jonka avulla projektien hallinnon tehtävien ohjeistus tulee henkilökunnalle yhtenäiseksi.

Projektiopas laadittiin perustuen havaintoihin ja ongelmakohtiin, joita on tullut ilmi projektitoiminnan hallinnollisissa tehtävissä vuosien aikana. Erilaisissa työtehtävissä toimivien kanssa käytiin keskusteluja projektien eri työvaiheiden suorittamisen selventämiseksi. Lisäksi toimitettiin esimiehille sähköpostikysely, jonka vastauksia käytettiin tukena opasta suunniteltaessa.

Projektioppaan lisäksi tuotettiin Hankekansi-tiedosto, jota voidaan käyttää myös sähköisessä tai painetussa muodossa. Hankekansi tulee olemaan työkaluna projektissa toimiville sekä muulle henkilökunnalle, jonka tulee saada tietoa projekteista helposti ja tiivistettynä projektin avaintiedoilla.

Opinnäytetyössä on esitelty eri ministeriöiden sekä laitosten rahoitusvaihtoehtoja, joita kunnat voivat hakea, mm. eri palveluiden kehittämis- ja kokeiluhankkeisiin. Kuntien projektitoiminta tulee lisääntymään entisestään tulevaisuudessa valtionosuuksien pienenemisen vuoksi.

Target of this thesis was clarified for working with administrative projects in Forssa city organization. Project is the name of the procedure when working with funding in organization.

For this work has been a real need, because the administration in projects has not working without problems. The result of thesis is the project guide. With the guide’s help instructions of the tasks of the administration will be uniform for all in organization.

The project guide created for the based on observations and problems, which have come up in the past years among people working with the projects. Discussions were held with staff who working in different duties. Discussions concerning needed for the series of operations making easier. For superiors submitted email questionary. The answers supported for the planning of the guide book.

In addition the result of thesis is the “Hankekansi” –folder, which can used in printed and an electrical form. It will be a tool for staff in projects and other, which must have information about projects easily and condensed.

In this thesis has presented public funding subsidies by ministries and institutions, from which municipalities can apply funding for development and pilot projects. Project management will have a more important role in municipalities in the future.