Raaka-ainetietojen päivitys Raisio Oyj:n elintarvikeyksikössä

Abstract

Tässä opinnäytetyössä päivitettiin Raisio-yhtymän elintarvikeyksikön raaka-ainetiedot SAP-toiminnanohjausjärjestelmään. Raaka-aineiden nimet yhtenäistettiin, niiden Master data päivitettiin ja käytöstä poistuneet nimikkeet poistettiin järjestelmästä. Lisäksi ne raaka-aineet, joilta eräseuranta vielä puuttui, muutettiin eräseurattaviksi.

Työllä haluttiin varmistaa, että jatkossa varaston hyvinvointia pystytään seuraamaan suoraan osto-osastolta käsin, kun aiemmin vastuu säilyvyysaikojen seurannasta oli pääosin varastoilla. Kun raaka-aineiden parasta ennen -aikoja voidaan seurata SAP:n kautta, pystytään minimoimaan raaka-aineen vanhentumisen riskiä ja ennaltaehkäisemään hävikistä aiheutuvia kustannuksia. Projektin aikana työstettiin myös eräseurannan lisäystä koskeva ohje, joka toimii apuna, mikäli eräseurantaan on tehtävä muutoksia myös tulevaisuudessa.

Työn teoriaosuudessa kerrotaan toiminnanohjausjärjestelmistä ja syvennytään erityisesti Raisio-yhtymällä käytössä olevaan SAP-järjestelmään. Lisäksi teoriaosuudessa määritellään käsite Master data ja kerrotaan tiedon varastoinnin merkityksestä yrityksissä. Teoriaosuuden tarkoitus on auttaa lukijaa ymmärtämään projektin toteutusympäristöä sekä yhtenä lopputuotoksena syntynyttä eräseurantaohjetta.

Opinnäytetyön toteutusosassa käydään läpi yksityiskohtaisesti kaikki projektin vaiheet sekä saavutetut tulokset. Lisäksi arvioidaan projektin haasteita ja sitä, kuinka ne ratkaistiin. Projektissa saavutetut hyödyt voidaan jakaa kolmeen osaan. Päivitetyt raaka-ainetiedot auttavat ostajia päivittäisessä työssä, kun esimerkiksi pakkauskoot, toimittajatiedot ja muut tärkeät asiat ovat ajan tasalla. Eräseurannan lisäämisellä raaka-aineiden säilyvyysaikoja voidaan tarkastella osto-osastolta, minkä ansiosta hävikin riski on aiempaa pienempi ja tuoteturvallisuus parempi. Myös toimitusvarmuus paranee, kun raaka-aineiden ikähaasteet huomioidaan ajallaan. Lisäksi yrityksellä on käytössään ohje, jota sen työntekijät voivat käyttää, mikäli jatkossa tulee tarvetta eräseurannanlisäyksille.

This thesis was commissioned by Raisio group´s Brands Division´s Consumer Brands unit. The purpose of this thesis was to update the raw materials´ Master data in this unit and also use batch tracking for the items that did not have it yet. In the updating process the names of the items were standardized, all the information was updated and the inactive items were deleted from the system.

Before this project there were quite many raw materials, whose best before dates were not in the system. This led to a situation, where the responsibility to monitor shelf lives was mainly on warehouses. This practice caused a higher risk of human errors, which is why it was decided to add the batch tracking for all the raw materials in the SAP system. There were no instructions on how to add batch tracking for raw materials, so one part of the project was to create one.

The theory part of this thesis was made to support the readers to understand the SAP environment this project was implemented in. In the theory part it is explained what systems called ERP and SAP are and how they help the companies to aim at their business goals. The theory part also defines what Master data means and clarifies the importance of data warehouses in companies.

After the theory part there is a detailed description of the states of the actual project. In this chapter the challenges of the process and how they were solved are also described.

To conclude, it can be said that the project was useful and it brought three benefits for Raisio Group. Firstly the updated information of raw materials helps the purchaser in their everyday work when all the information is reliable and up to date. Secondly the best before dates can now be seen in the SAP system, which minimizes the risk of waste and increase the product safety. Thirdly the delivery reliability will be higher when the age challenges of raw materials can be anticipated in time. In addition to these, the company now has the instruction for adding the batch tracking in case of a need for changes in the future.