Reputation and management of supplier relationship as success factors in public procurement

Abstract

The value of public procurement is remarkable in the Finnish national economy and public procurements are significant marketing potential also for private enterprises. Even though public procurements are of great importance for the public and private sectors there seems to be some obstacles which prevent the public and private sectors to get the most of public tenderings. The aim of this thesis is to receive information on the public sector´s attractiveness as a procurer and its ability to manage supplier relationships. The purpose is also to find out what kind of factors and activities would develop supplier relationship and contribute the public sector to receive the most suitable and the best tenders for its needs.

The theoretical part of the thesis investigates from the public procurement angle concepts reputation, trust, knowledge, competence, expertise and supplier relationship. Reputation and trust are important elements with regards to an organization´s attractiveness as a business partner. A good supplier relationship for its part is built inter alia on trust and mutual and open interaction between the procurer and the supplier. Public procurement tasks require from the employees multi-skilling competence which does not mean only formal competence to realize public tenderings but also ability to negotiate, innovate and communicate. In this thesis also the public procurement procedure is presented. This procedure includes the following phases: planning of a procurement, the public tendering procedure and decision making, and execution of the procurement decision. The empirical part of this thesis consists of an analysis made of the interview material of 8 companies as well as of 13 answers received to a questionnaire. The questionnaire and the interviews are based on two themes: a) public sector´s reputation and attractiveness as a procurer and b) supplier relationship between the procurer and the supplier.

This study shows that the crucial elements for successful public procurements and for a good procurer-supplier relationship are trust, mutual cooperation and a public sector organization´s knowledge, ability and competence to realize public procurements. Reputation is not significant with that respect. Trust in the public sector seems to be in a good level but the level of knowledge, ability and competence are criticized with regards to every phase of the whole procurement procedure. In addition to improvements in knowledge level, it is suggested for the future that the private and public sectors would mutually develop methods, tools and models for promoting the mutual innovation work. It seems that ability to innovate is one of the most important areas of competence development.

Julkisten hankintojen arvo on merkittävä Suomen kansantaloudelle ja julkiset hankinnat muodostavat lisäksi merkittävän kaupallisen potentiaalin yksityisille yrityksille. Vaikka julkiset hankinnat ovat hyvin tärkeitä niin julkiselle kuin yksityiselle sektorille, näyttää siltä, että jotkin tekijät estävät julkista ja yksityistä sektoria hyötymästä optimaalisesti julkisista hankintakilpailuista.

Tämän tutkimuksen tavoitteena on saada tietoa julkisen sektorin vetovoimaisuudesta hankkijana sekä julkisen sektorin kyvystä hoitaa toimittajasuhdetta. Tavoitteena on myös saada tietoa siitä, millaiset tekijät ja toimenpiteet edesauttaisivat julkista sektoria saamaan tarkoituksiinsa nähden soveliaimmat ja parhaimmat tarjoukset. Tämän tutkimuksen teoreettisessa osuudessa käsitellään maineen, luottamuksen, osaamisen, kompetenssin, asiantuntijuuden ja toimittajasuhteen käsitteitä julkisten hankintojen näkökulmasta. Maine ja luottamus ovat organisaatiolle tärkeitä vetovoimaisuustekijöitä liikekumppanuuden kannalta. Hyvä toimittajasuhde puolestaan perustuu muun muassa luottamukseen sekä hankkijan ja toimittajan väliseen avoimeen vuorovaikutukseen. Julkisia hankintoja koskevat työtehtävät edellyttävät työntekijöiltä monialaista kompetenssia. Tämä ei tarkoita pelkästään sitä muodollista kompetenssia, joka vaaditaan hankintojen toteuttamiseen, vaan myöskin kykyä neuvotella, innovoida ja kommunikoida. Tutkimuksessa esitellään myös julkisten hankintojen hankintaprosessi, jossa on seuraavat vaiheet: hankinnan suunnittelu, kilpailuttamisprosessi hankintapäätöksineen sekä hankintapäätöksen täytäntöönpano. Tutkimuksen empiirinen osuus muodostuu analyysista, joka on tehty kahdeksan yrityksen haastattelumateriaalista ja 13:sta tutkimuskyselyyn annetusta vastauksesta. Sekä tutkimuskyselyn että haastattelujen perustana on kaksi teemaa: a) julkisen sektorin maine ja vetovoimaisuus kilpailuttajana ja b) tilaajan ja toimittajan välinen toimittajasuhde.

Tämä tutkimus osoittaa, että onnistuneelle julkiselle hankinnalle ja hyvälle toimittajasuhteelle keskeisiä elementtejä ovat luottamus, keskinäinen yhteistyö sekä julkisen sektorin osaaminen, kyky ja kompetenssi toteuttaa julkisia hankintoja. Sen sijaan maineella ei vastaava merkitystä ole. Näyttää siltä, että luottamus julkiseen sektoriin on hyvä, mutta sen sijaan osaamisen, kyvyn ja kompetenssin tasoa toteuttaa hankintoja jokaisen hankintaprosessin vaiheessa kritisoidaan. Osaamisen parantamisen lisäksi tutkimuksessa ehdotetaan, että tulevaisuudessa julkinen ja yksityinen sektori voisivat kehittää yhteisiä metodeja, menettelytapoja ja malleja innovoimistyön tueksi. Näyttää siltä, että kyky innovoida on yksi tärkeimmistä alueita, joilla kompetenssia tulisi kehittää.