Tehostamiskeinoja yleisen edunvalvonnan vuositilin laatimiseen

Abstract

Yleisen edunvalvonnan tehtävänä on hoitaa sellaisten henkilöiden taloudellisia asioita, jotka eivät voi tai kykene itse hoitamaan asioitaan. Edunvalvojan tehtävänä on edustaa henkilöä ja puolustaa hänen etujaan. Yleisen edunvalvonnan palveluita järjestävät valtion oikeusaputoimistot. Maistraatti valvoo edunvalvojien toimintaa ja vaatii edunvalvojilta jokaisesta vuodesta selvityksen siitä, miten omaisuutta on hoidettu. Tätä maistraatille tehtävää selvitystä kutsutaan vuositiliksi. Yleisessä edunvalvonnassa on koko ajan läsnä kiire ja resurssivaje. Vuositilien laatiminen vie paljon aikaa, joten toimintatapoihin halutaan löytää tehokkaampia menetelmiä. Vuositilit laaditaan kahden virkamiehen toimesta, jolloin päällekkäisiä töitä tehdään tarpeettomasti ja resursseja tuhlaten. Tehottomat ja eriävät toimintatavat virkamiesten keskuudessa myötävaikuttavat resurssien tehottomaan käyttöön. Opinnäytetyön tavoitteena on pohtia konkreettisia ja yksinkertaisia tehostamiskeinoja, joita olisi mahdollista ottaa käyttöön yleisessä edunvalvonnassa. Opinnäytetyötä varten on haastateltu Turun oikeusaputoimiston yleisiä edunvalvojia sekä maistraatin edustajia. Tehostamisideoita on myös saatu kattavasti työkokemusten myötä. Toimintatapojen yhtenäistäminen ja toimintojen sähköistäminen edesauttaisi automatisoimaan yleisen edunvalvonnan rutiineja ja henkilökunta voisi näin keskittyä vaativampiin edunvalvonnan tehtäviin. Yhtenäinen järjestelmä erilaisten viranomaisten kanssa helpottaisi ja nopeuttaisi toimintoja. Verohallinnolta voisi esimerkiksi saada suoraan erilaisia verotietoja ja vastaavasti verohallinnolle tehtävien lomakkeiden lähettäminen onnistuisi vaivattomasti.

The objective of public guardianship is to look after the property and financial affairs of those individuals who are not capable of doing so themselves. The task of the public guardian is to represent and look after the interests of the incompetent person. Public Aid Offices provide public guardianship services. The Register Office supervises the operations of the guardians and requires an annual report on the actions, which have been performed during the accounting period. This annual report is called the annual account. There is a continuous haste and shortfall of resources in Public guardianship. The preparation of the annual accounts takes a lot of time and thus there is a need to find more efficient methods for preparation of the annual accounts. The annual accounts are prepared by two public servants which causes overlapping of tasks and consequently a waste of resources. The aim of the present bachelor`s thesis is to explore concrete, simple and feasible ways to increase the efficiency in preparing annual accounts in public guardianship services. Guardians of the public guardianship services from Turku Public Aid Office and representatives from The Turku Registry Office have been interviewed to gather the data for the study. In addition, some suggestions are based on work experience in the field. The standardization and digitalization of the methods would assist in the automation of thee routines in Public guardianship services and, consequently the staff could concentrate on more demanding tasks. A consistent system among different public servants would ease and speed up all functions. For example, cooperation with the tax administration would provide a possibility to receive tax information directly and the sending of the completed forms to the tax administration would be easier.