Sota-arkistojen kunnostus- ja inventointiprojektin arkkitehtuuri

Abstract

Opinnäytteen tarkoituksena oli tarkastella Elkan toteuttaman sota-arkistojen kunnostus- ja inventointiprojektin kokonaisarkkitehtuuria kuvaamalla ja analysoimalla nykytilaa sekä suunnitella sen pohjalta tavoitetilan lähtökohdat. Pyrkimyksenä on ollut koota näin ollen projektin aikana opittua osittain dokumentoitua ja osittain hiljaista tietoa talteen sekä arvioida sitä etenkin tulevien vastaavien projektien (esim. arkistojen kunnostus- ja järjestämis- tai digitointiprojektit) näkökulmasta.

Sota-arkistojen kunnostus- ja inventointiprojekti on käynnistynyt vuonna 2007 ja se jatkuu vuoden 2015 loppuun, joten vain pieni osa kehittämiskohteista on tarkasteltavana olevan projektin puitteissa tarkoituksenmukaista toteuttaa. Projektin kuluessa kehittämistyötä on tehty jatkuvasti iteroiden, ja osittain tästä syystä helppojen kehittämiskohteiden löytäminen oli paikoitellen haastavaa.

Kokonaisarkkitehtuuriviitekehystä on tyypillisesti käytetty IT-alan kehittämisessä. Tarkastelutapa soveltuu kuitenkin myös fyysiseen tietovaltaiseen projektiin; joskin se unohtaa fyysisen työympäristön ja työkalut. Sen sijaan liiketoiminta-, tieto- ja tietojärjestelmäarkkitehtuuritasot olivat selvästi löydettävissä. Teknologia-arkkitehtuuri rajattiin tarkastelukohteista pois.

Projektin liiketoiminta-arkkitehtuuri koostuu prosesseista, joita ovat valmistelu- ja lähetys-, tuotanto-, palautus- ja vastaanottoprosessit. Tietoarkkitehtuuri sisältää seuraavat kokonaisuudet: arkistoluettelot (vanhat ja uudet), tuotannonohjaus- ja logistiikkatiedot, työohjeet sekä historiatiedot. Tietojärjestelmäarkkitehtuuri oli purettavissa arkistotietokanta Aarteeseen ja ympärille rakentuviin järjestelmiin eli luettelointiohjelmaan (Lumo) sekä asiakaskäyttöliittymään (Astia), Logistiikkaohjelmaan sekä nettipohjaisiin sekä paperi- ja tiedostomallisiin taustatietojärjestelmiin.

Liiketoiminta-arkkitehtuuriin ei löytynyt huomattavia kehittämiskohteita. Tieto- ja tietojärjestelmäarkkitehtuurissa sen sijaan korostui iteratiivisen suunnittelun sekä järjestelmien välisten rajapintojen käyttökelpoisuus. Projektille keskeiset historiatiedon lähteet pystyttiin yksilöimään, mutta niitä ei ole saatu tehokkaaseen käyttöön eikä projektissa syntyvää historiatietoa ole pystytty hyödyntämään kuin lyhyellä tähtäimellä. Tähän tarkoitukseen tarvittaisiin järjestelmä, joka pystyisi tulkitsemaan epävarmaakin helposti ja joustavasti syötettävää tietoa, mutta sellaisen kehittäminen voi olla teknisesti varsin hankalaa.

The topic of this thesis was the enterprise architecture of repairing and cataloguing the Military Arcives project carried out by Elka (Central Archives for Finnish Business Records). The method was to describe and analyse the present state of the architecture of the project and plan the starting points for the architechture vision of the target state. The aim was to gather both documented and tacit knowledge of the project that could be used in similar projects (e.g. repair, organisation and digitalization projects for archives) in the future.

The project was started in 2007 and it will continue until the end of the year 2015. It was not possible to make massive improvements during this thesis but its results could be useful for future projects. During the project iterative development had been done all the time and therefore finding new development targets that could be easy to carry out was quite challenging.

The framework of the enterprise architecture has typically been used in development in the field of information technology. This approach was also suitable for a physical information-intensive project. However, the framework did not include physical working space and tools which would be also essential issues in this kind of projects. On the other hand, the structures of business, information and system architectures were easy to identify. Technology architecture was not observed in this thesis.

The Business architecture of the project included processes of preparing and sending, production, returning and receiving. The information architecture included archival inventories (both old and new ones), production management and logistic information, work instructions and historic information. The system architecture had the following entities: archival database AARRE and systems linked in it such as inventory system Lumo and customer interface (Astia), logistic system (Logistiikkaohjelma) and background information (systems) in the internet, digital files, paper documents and literature.

No massive improvements were found in the business architecture. On the other hand, in the information and system architecture the importance of iterative planning and utility of interfaces between systems were found. Significant sources of the historic information were identified but a way to use it effectively was not found. Also most of the new historic information found in the project could be only used in short term purposes. This problem could be solved with a system that could handle an uncertain information and would be flexible to feed the data. However, that kind of system could be quite challenging to produce.