PRINCE2-projektinhallintamenetelmä : Case: Kansainvälinen ICT-toimittaja

Abstract

Lisääntyvän kilpailun alla yritykset joutuvat jatkuvasti etsimään uusia tehokkaampia toimintatapoja. Uusia toimintatapoja toteutetaan yleensä projektien avulla. On tärkeää, että organisaatio käyttää sellaista projektinhallintamenetelmää, joka takaa projektien onnistumisen haluttujen aika-, kustannus- ja laatutavoitteiden puitteissa.

PRINCE2 on Iso-Britannian valtionhallinnon kehittämä vapaasti käytettävissä oleva yleinen projektinhallintamenetelmä. Kyseisen menetelmän sisällä on määritelty periaat-teita, prosesseja ja teemoja, joita noudattamalla ja huomioonottamalla projekteissa on-nistuminen on todennäköisempää.

Opinnäytetyössä kuvaillaan kuinka globaalin ICT-alan toimijan Suomen toimipiste on ottanut käyttöönsä PRINCE2-projektinhallintamenetelmän. Työssä kerrotaan mitkä ovat olleet perustelut PRINCE2-menetelmän käyttöönotolle ja mitä käyttöönottoon liittyviä toimenpiteitä on tehty. Työssä kuvaillaan erityisesti toimeksiantona saadun pro-jektiprosesseja koskevan ohjeistuksen laatimiseen liittyviä seikkoja.

Opinnäytetyössä on myös pyritty pohtimaan miten jatkossa kohdeyritys voisi kehittää projektiprosessejaan PRINCE2-viitekehyksen puitteissa. Kehitysehdotuksia ovat pro-jektipäällikön ja kehitysryhmän vetäjän roolien nykyistä selvempi erottaminen toisistaan. Näin kohdeyritys voisi pidemmällä aikavälillä kehittää selkeän PRINCE2-menetelmään perustuvan projektin johtamismenetelmän, jota voisi käyttää yrityksen käyttämien useiden eri systeemityömallien kanssa. Lyhyellä aikavälillä yritys voisi ottaa käyttöön projektitukihenkilön, joka avustaisi projektipäällikköjä projekteja koskevissa hallinnollisissa tehtävissä.

Increasing competition forces companies constantly to seek new, more efficient ways to manage their business processes. Usually organizations use projects in order to modify their business processes. It is important that the organization is using a project management method which guarantees the success of the project within given time, cost and quality requirements.

PRINCE2 project management method is developed by a British government agency, Office of Government Commerce. PRINCE2 is free to use and free of charge, general project management method. By following the principles, processes and themes intro-duced in the PRINCE2, the organization will likely succeed with its projects.

This thesis describes how an international ICT services and hardware provider has in-troduced the PRINCE2 project management method in its organization in Finland. This work goes through the reasons for bringing the method into use, as well as de-scribes what practical measures have been taken so far. One practical action has been the elaboration of a user guide for those company employees who are dealing with pro-ject processes.

The objective of this thesis was also to outline some suggestions for improving com-pany’s future project processes. One development proposal is to separate the roles be-tween a Project Manager and a Team Leader. In a long term, this would mean that the company could only have one project management method based on PRINCE2 and several system engineering methods. The interaction between these two layers would happen using PRINCE2 defined interfaces, Work Packages.

A short term suggestion for developing project processes would be the introduction of a Project Support -role for assisting Project Managers in their administrative tasks.