Lemonsoft-toiminnanohjausjärjestelmän käyttö TAY-Palvelut Oy:ssä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli varmistaa Lemonsoft-toiminnanohjausjärjestelmän TAY-Palvelut Oy:tä hyödyttävä käyttö nyt ja tulevaisuudessa. Tavoitteina oli myös kehittää ja tehostaa Lemonsoft-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä ja lisätä käyttäjien ymmärrystä järjestelmän kokonaisuudesta. Työn tarkoituksena oli löytää vastaukset seuraaviin kysymyksiin. Miten Lemonsoft-toiminnanohjausjärjestelmää tällä hetkellä käytetään? Onko käyttö tehokasta, käytetäänkö järjestelmää oikein, aiheuttaako jokin käyttöön ongelmia ja saadaanko järjestelmästä irti se mitä käyttöönotolla tavoiteltiin?

Työssä kartoitettiin toiminnanohjausjärjestelmän käytön nykytilaa toimintoketjun havainnoinnilla ja teemahaastatteluilla. Tulokseksi saatiin havainnot toimintoketjun eri vaiheista ja käyttäjien käyttökokemuksia kuvaava SWOT-analyysi.

Havaintojen ja SWOT-analyysin todettiin antavan samansuuntaisia tuloksia. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttö on tehostanut toimintaa aiempaan, toiminnanohjausjärjestelmää edeltäneeseen, toimintatapaan verrattuna ja koetaan nykyisellä toimintamallilla helpoksi. Tulosten perusteella todettiin toiminnanohjausjärjestelmän merkittävimpien kehittämiskohteiden olevan yhteisvastuun aikaansaaminen, järjestelmällinen kehittäminen, tiedon laadun varmistus, ongelman ratkaisun tehostaminen ja käyttäjien tiedon lisääminen järjestelmästä ja sen ominaisuuksista. Kehittämisehdotuksina toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön TAY-Palvelut Oy:ssä annettiin käyttäjien koulutuksen lisääminen ja käyttäjistä koostuvan käyttöä kehittävän työryhmän perustaminen.

The aim of this thesis was to ensure productive use of the Lemonsoft ERP system in TAY-Palvelut Oy. Another aim was to develop the use of the Lemonsoft ERP system, make the use more efficient and increase user knowledge of the whole of the system. The specific research approach was to find answers to the following questions: How is the Lemonsoft ERP system used at the moment? Is the use efficient? Is the system used in the right way? Do problems occur? Does the system meet the requirements that were set for it?

The present state of the use of the ERP system was determined by making observations of the chain of operations, and by conducting theme interviews with the users of the system. The results of the study were formed by the observations of the chain of operations, and a SWOT-analysis of user experiences based on the interviews.

The observations and the SWOT-analysis gave similar results. The use of the ERP system has made business more efficient compared with the earlier way of doing things. The use was also considered easy in its current mode of deployment. As a result of the study, certain areas were identified for further development. The most significant target areas were defined as developing shared responsibility and an organised development of the ERP system, ensuring data integrity, making problem-solving more efficient, and increasing users’ knowledge of the system and its features. Development suggestions made to TAY-Palvelut Oy were to increase training opportunities for users of the system, and to put together a workgroup formed of the users whose remit would be continuous development of the use of the Lemonsoft ERP system in the company.